BIURO BSŁUGI INTERESANTA

1) Udzielania niezbędnych informacji na zapytania interesantów.
2) Kierowania interesantów do właściwych wydziałów lub pracowników.
3) Służenia interesantom wszelką pomocą, np. w napisaniu podania lub pisma, w sprawach kierowanych do Urzędu.
4) Potwierdzania własnoręcznie złożonych podpisów przez pracowników urzędu na dokumentach wychodzących z urzędu.
5) Potwierdzania kserokopii dokumentów zgodnych z oryginałem dotyczących tylko spraw urzędu.
6) Wydawania interesantom formularzy druków obowiązujących w Urzędzie – przechowywanie i kontrola zasobów.
7) Umawiania interesantów na spotkanie z Burmistrzem wraz z rozeznaniem w sprawie przyjęcia – zapisanie w terminarzu.
8) Przygotowywania karty przyjęcia interesanta wraz z informacją do Karty Przyjęcia Interesanta.
9) Rozsyłania informacji do wydziałów lub jednostek merytorycznych w celu sporządzenia informacji wstępnej w zgłoszonej sprawie.
10) Kontroli zachowania terminów dostarczenia informacji wstępnej przez merytoryczne wydziały lub jednostki.
11) Prowadzenia Rejestru Karty Przyjęcia Interesanta, powielanie i rozsyłanie do właściwych wydziałów lub jednostek- zgodnie z dekretacją.
12) Przyjęcia i nadawania przesyłek pocztowych zwykłych, poleconych, za potwierdzeniem odbioru, priorytetowych, specjalnych i wartościowych.
13) Przyjmowania bezpośrednio od interesantów korespondencji – na bieżąco przez cały czas pracy biura.
14) Ewidencjonowania i rejestrowania otrzymanej oraz wysłanej korespondencji, a także wpływów specjalnych i wartościowych w rejestrze kancelaryjnym.
15) Przekazywania zarejestrowanej korespondencji do dekretacji, rozdzielenie i dostarczenie do wydziałów i jednostek po dekretacji – w razie konieczności ich powielanie.
16) Przyjmowania i nadawania faxów, obsługa poczty telefonicznej i elektronicznej.
17) Przygotowania przesyłek: zwykłych, poleconych, za potwierdzeniem odbioru, priorytetowych.
18) Ewidencjonowania przesyłek lokalnych: zwykłych, za potwierdzeniem odbioru, priorytetowych. 19) Rozliczania korespondencji i przesyłek.
20) Zapewnienie ochrony informacji niejawnych.
21) Zapewnienie ochrony fizycznej jednostki organizacyjnej.
22) Kontrola ochrony informacji niejawnych oraz przestrzegania przepisów o ochronie tych informacji.
23) Okresowa kontrola ewidencji, materiałów i obiegu dokumentów.
24) Opracowywanie planu ochrony jednostki organizacyjnej i nadzorowanie jego realizacji.
25) Szkolenie pracowników w zakresie ochrony informacji niejawnych.