Zarządzenie Nr 112/2009
Burmistrza Miasta i Gminy Bogatynia
z dnia 31 sierpnia 2009 r.
W sprawie wprowadzenia zmiany do Zarządzenia Nr 155/2007 Burmistrza Miasta i Gminy Bogatynia z dnia 16 listopada 2007 roku w sprawie wprowadzenia Instrukcji sporządzania, obiegu, kontroli i archiwizowania dokumentów finansowo-księgowych w Urzędzie Miasta i Gminy w Bogatyni
Na podstawie art. 4 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (tekst jednolity Dz. U. z 2002 r., Nr 76, poz. 694 z późniejszymi zmianami), Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planu kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. z 2006 r., Nr 142, poz. 1020) oraz na podstawie § 20 pkt 1c Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miasta i Gminy Burmistrz Miasta i Gminy w Bogatyni zarządza co następuje:
W Zarządzeniu nr 155 z dnia 16 listopada 2007 roku w sprawie wprowadzenia Instrukcji sporządzania, obiegu, kontroli i archiwizowania dokumentów finansowo-księgowych w Urzędzie Miasta i Gminy w Bogatyni, w Załączniku Nr 1 wprowadza się następujące zmiany:
§ 1
§ 10 RODZAJE DOWODÓW KSIĘGOWYCH Rozdział III Dowody księgowe – dane szczegółowe I. Dowody kasowe 5. Wniosek o zaliczkę otrzymuje brzmienie:
5. Wniosek o zaliczkę
Przeznaczenie:
Służy jako dokument umożliwiający pobranie zaliczki.
Opracowanie i obieg:
Zaliczki gotówkowe wypłacane są na dokonywanie bieżących wydatków, na poczet podróży służbowej zatwierdzane są przez kierownika jednostki.
W przypadku pobierania zaliczki na delegację osoba otrzymująca polecenie wyjazdu wypełnia dolny odcinek, na którym uzyskuje akceptację kierownika jednostki i skarbnika lub ich pełnomocników. Na podstawie tego odcinka otrzymuje gotówkę. Zaliczki na delegację podlegają rozliczeniu w terminie 14 dni od daty zakończenia podróży służbowej.
Pozostałe zaliczki wypłaca się na podstawie wypełnionego i zaakceptowanego przez kierownika, skarbnika lub ich pełnomocników wniosku o zaliczkę, przy czym należy dokładnie określić cel, któremu zaliczka ma służyć. Zaliczki te podlegają rozliczeniu niezwłocznie po wykonaniu zadania (dokonaniu zakupów)
W szczególnie uzasadnionych przypadkach, po uzyskaniu zezwolenia kierownika jednostki, skarbnika lub osoby upoważnionej, pracownikom zatrudnionym w jednostce może być wypłacona zaliczka na poczet wynagrodzenia, jednak nie może być ona wyższa niż wynagrodzenie przysługujące pracownikom za przepracowany okres w danym miesiącu, pomniejszone o obowiązkowe potrącenia z wynagrodzenia oraz o składki, na które pracownik wyraził zgodę (np. PZU). Pobrana na poczet wynagrodzenia zaliczka podlega rozliczeniu przy wypłacie najbliższego wynagrodzenia.
Do czasu rozliczenia się z poprzednio pobranej zaliczki, nie mogą być wypłacane następne zaliczki.
§ 2
§ 10 RODZAJE DOWODÓW KSIĘGOWYCH Rozdział III Dowody księgowe – dane szczegółowe III. Dowody zakupu 2. Faktury VAT/rachunek dostawcy otrzymuje brzmienie:
2. Faktura VAT/rachunek dostawcy
Przeznaczenie:
Służy do udokumentowania zakupu (dostawy) materiałów, środków trwałych, usług i rozliczeń z dostawcą.
Opracowanie i obieg:
Dostawca ma obowiązek wystawić na rzecz nabywcy (odbiorcy) fakturę w terminie nie później niż 7 dnia od daty wydania towarów lub materiałów (zrealizowania usługi) do dyspozycji odbiorcy, poza przypadkami określonymi w Rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, zaliczkowego zwrotu podatku, zasad wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz.U. Nr 212, poz. 1337).
Faktury podlegają uregulowaniu (rozliczeniu) w systemie bezgotówkowym lub gotówkowym
na podstawie umowy między stronami danej transakcji.
Wszystkie faktury VAT (również faktury korygujące i noty korygujące) potwierdzające zakup składników majątkowych oraz zakup usług, winny być składane w Biurze Obsługi Interesanta. Na dowód wpływu dokumentów, pracownik BOI na każdym z nich umieszcza pieczęć z datą wpływu i wpisuje je do odpowiedniego rejestru.
Po dokonaniu wstępnej dekretacji przez Sekretarza, dokumenty trafiają do Wydziału Budżetowego gdzie są dekretowane przez Naczelnika oraz przekazywane do pracownika, który ewidencjonuje je w rejestrze faktur zgodnie z datą ich wpływu a następnie za pokwitowaniem odbioru /data, podpis/ przekazuje do poszczególnych wydziałów odpowiedzialnych za merytoryczną stronę potwierdzenia dokumentów.
Komórka merytorycznie uprawniona do otrzymania faktury powinna w szczególności:
- sprawdzić uzasadnienie dostawy kontrolując z odpowiednią umową lub zamówieniem (wskazać nr umowy/zlecenia),
- opisać fakturę VAT/rachunek dostawcy,
- sprawdzić fakturę pod względem merytorycznym,
- wskazać źródło finansowania tj. dział, rozdział, paragraf oraz numer zadania budżetowego,.
Faktura sprawdzona pod względem merytorycznym, powinna być dostarczona, co najmniej 3 dni przed terminem zapłaty, do komórki finansowej. Tam jest sprawdzana pod względem formalno - rachunkowym przez upoważnionego pracownika komórki finansowej oraz zatwierdzana do realizacji przez skarbnika lub osobę upoważnioną oraz przez kierownika jednostki organizacyjnej lub osobę upoważnioną.
Dyspozycje dla komórki finansowej dotyczące potrącenia z faktury kwot należytego wykonania umowy lub kar umownych składa komórka organizacyjna opisując odpowiednio fakturę. Oryginał faktury podlega ewidencji w księgach rachunkowych.
Osoby odpowiedzialne za przekroczenie terminów płatności, w przypadku naliczenia odsetek, będą obciążane kosztami z tego tytułu.
§ 3
Załącznik Nr 1 do Instrukcji sporządzania obiegu, kontroli i archiwizowania dokumentów finansowo-księgowych otrzymuje następujące brzmienie:
Załącznik nr 1
do Instrukcji sporządzania
obiegu, kontroli i
archiwizowania dokumentów
finansowo- księgowych
Terminarz obiegu dokumentów finansowo-księgowych
Do Wydziału Budżetowego wpływają dokumenty finansowe z następujących komórek organizacyjnych:,
1. Biuro obsługi interesanta
2. Biuro Burmistrza
3. Wydział Organizacyjno – Prawny
4. Wydział Edukacji, Kultury i Sportu
5. Wydział Współpracy Regionalnej, Transgranicznej
6. Wydział Przygotowania i Realizacji Inwestycji
7. Wydział Ochrony Środowiska i Gospodarki Komunalnej
8. Wydział Funduszy Zewnętrznych
9. Wydział Zamówień Publicznych
10. Wydział Podatkowy
11. Wydział Gospodarki Gruntami i Handlu
12. Wydział Spraw Obywatelskich
13. Wydział Polityki Społecznej i Świadczeń Socjalnych
14. Urząd Stanu Cywilnego
15. Inspektor ds. BHP
16. Biuro Rady Gminy i Miasta
17. Gminny Zespół Zarządzania Kryzysowego
18. Główny Specjalista ds. Profilaktyki i Rozwiązywania Problemów Alkoholowych
19. Biuro Promocji i Informacji
20. Biuro Planowania i Zagospodarowania Przestrzennego
21. Dział Audytu i Kontroli Wewnętrznej
22. Podległe jednostki
Biuro Obsługi Interesanta
Lp. Określenie dokumentu Rodzaj dokumentu wzór Termin dostarczenia Komórka przyjmująca
1 Faktury, rachunki, noty dotyczące obrotu gotówkowego i bezgotówkowego dokumenty finansowe zewnętrzne na bieżąco Inspektor ds. księgowości budżetowej
2 Korespondencja finansowa pisma Codziennie po zadekretowaniu przez Sekretarza Skarbnik
Za dotrzymanie terminów odpowiedzialny jest Kierownik BOI.
Wydział Organizacyjno-Prawny
Lp. Określenie dokumentu Rodzaj dokumentu wzór Termin dostarczenia Komórka przyjmująca
1 Angaże pracowników, zmiany w angażach umowa do 20-tego każdego miesiąca Inspektor ds. płac
2 Zasiłki chorobowe, druki zwolnienia chorobowego (zaświadczenie dotyczy wypłaty z tyt. chorobowego z adnotacją okresu zatrudnienia i miejsca pracy) druki, zaświadczenia do 20-tego każdego miesiąca Inspektor ds. płac
3. Dane o stanie zatrudnienia na koniec roku wykaz do 4-tego stycznia Skarbnik
4. Wniosek o dodatkach specjalnych wg wzoru do 20-tego każdego miesiąca Inspektor ds. płac
5. Roczny wykaz pracowników objętych nagrodami z ZFN wykaz do 31-ego stycznia Inspektor ds. płac
6. Rozliczenia kart drogowych i zużycia paliwa wg wzoru do 14-tego każdego miesiąca Inspektor ds. księgowości budżetowej
7. Delegacje, ryczałty samochodowe druki na bieżąco Inspektor ds. księgowości budżetowej
8. Rozliczenie zaliczek na wydatki w zakresie spraw prowadzonych przez wydział druki rozliczenia zaliczek natychmiast po dokonanych zakupach Inspektor ds. księgowości budżetowej
9. Zawarte umowy angażujące wydatki budżetowe umowa na bieżąco Inspektor ds. księgowości budżetowej
Za dotrzymanie terminów odpowiedzialni są Naczelnik Wydziału i Sekretarz z tytułu nadzoru.
Biuro Burmistrza
Lp. Określenie dokumentu Rodzaj dokumentu wzór Termin dostarczenia Komórka przyjmująca
1. Rozliczenie zaliczek na wydatki w zakresie spraw prowadzonych przez wydział
druki rozliczenia zaliczek natychmiast po dokonanych zakupach Inspektor ds. księgowości budżetowej
2. Zawarte umowy angażujące wydatki budżetowe umowa na bieżąco Inspektor ds. księgowości budżetowej
3.
Akty notarialne dotyczące aportów do Spółek z udziałem Gminy
akt notarialny
w ciągu 3 dni od daty wpływu do urzędu
Inspektor ds. rozliczeń kapitałowych
Za dotrzymanie terminów odpowiedzialny jest Kierownik Biura.
Wydział Przygotowania i Realizacji Inwestycji
Lp. Określenie dokumentu Rodzaj dokumentu wzór Termin dostarczenia Komórka przyjmująca
1.
Przyjęcie (zakończenie) inwestycji i środków trwałych
OT
w ciągu 21 dni od zakończenia (rozliczenia inwestycji)
Inspektor ds. księgowości materiałowej
2.
Zawarte umowy angażujące wydatki budżetowe
umowa
na bieżąco
Inspektor ds. księgowości budżetowej
3.
Rozliczenie zabezpieczenia należytego wykonania warunków umowy
wg wzoru
po podpisaniu umowy, na bieżąco
Inspektor ds. księgowości budżetowej
4.
Umowy dotyczące zadań inwestycyjnych
umowa
na bieżąco
Inspektor ds. księgowości budżetowej
5.
Decyzje za zajęcie pasa ruchu drogowego
wg wzoru
na bieżąco
Inspektor ds. księgowości budżetowej
Za dotrzymanie terminów odpowiedzialny jest Naczelnik Wydziału.
Wydział Gospodarki Gruntami i Handlu
Lp. Określenie dokumentu Rodzaj dokumentu wzór Termin dostarczenia Komórka przyjmująca
1.
Zawarte umowy angażujące wydatki budżetowe
umowa
na bieżąco
Inspektor ds. księgowości budżetowej
2.
Rozliczenie wadiów, zabezpieczenia należytego wykonania warunków umowy
wg wzoru
po podpisaniu umowy, na bieżąco
Inspektor ds. księgowości budżetowej
3.
Kserokopie decyzji komunalizacyjnych wojewody i pozostałe akty notarialne
akty notarialne
2 tygodnie po uprawomocnieniu
Inspektor ds. księgowości materiałowej
4.
Roczne rozliczenie obrotu nieruchomościami komunalnymi
wg wzoru
do 10 października każdego roku
Inspektor ds. księgowości materiałowej
5. Umowy wiązane z dochodami gminy umowa na bieżąco Inspektor ds. księgowości podatkowej
Za dotrzymanie terminów odpowiedzialny jest Naczelnik Wydziału.
Wydział Polityki Społecznej i Świadczeń Społecznych
Lp. Określenie dokumentu Rodzaj dokumentu wzór Termin dostarczenia Komórka przyjmująca
1. Rozliczenie zaliczek na wydatki w zakresie spraw prowadzonych przez wydział
druki rozliczenia zaliczek
natychmiast po dokonanych zakupach
Inspektor ds. księgowości budżetowej
2.
Zawarte umowy angażujące wydatki budżetowe
umowa
na bieżąco
Inspektor ds. księgowości budżetowej
3.
Decyzje Burmistrza przyznawanych świadczeń
druk
na bieżąco
Inspektor ds. księgowości budżetowej
Za dotrzymanie terminów odpowiedzialny jest Naczelnik Wydziału.
Wydziały:
Wydział Edukacji, Kultury i Sportu
Wydział Współpracy Regionalnej, Transgranicznej
Wydział Ochrony Środowiska i Gospodarki Komunalnej
Wydział Funduszy Zewnętrznych
Wydział Zamówień Publicznych
Wydział Podatkowy
Wydział Spraw Obywatelskich
Urząd Stanu Cywilnego
Inspektor ds. BHP
Biuro Rady Gminy i Miasta
Gminny Zespół Zarządzania Kryzysowego
Główny Specjalista ds. Profilaktyki i Rozwiązywania Problemów Alkoholowych
Biuro Promocji i Informacji
Biuro Planowania i Zagospodarowania Przestrzennego
Dział Audytu i Kontroli Wewnętrznej
Lp. Określenie dokumentu Rodzaj dokumentu wzór Termin dostarczenia Komórka przyjmująca
1. Rozliczenie zaliczek na wydatki w zakresie spraw prowadzonych przez wydział
druki rozliczenia zaliczek
natychmiast po dokonanych zakupach
Inspektor ds. księgowości budżetowej
2.
Zawarte umowy angażujące wydatki budżetowe
umowa
na bieżąco
Inspektor ds. księgowości budżetowej
3. Inne dokumenty finansowe angażujące wydatki budżetowe na bieżąco Inspektor ds. księgowości budżetowej
Za dotrzymanie terminów odpowiedzialni są Naczelnicy Wydziałów.
§ 4
Pozostałe postanowienia Zarządzenia pozostają bez zmian.
§ 5
Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.
