 |
|
 |
|||||||||||||||
 |
 |
|
 |
|
|
JEDNOSTKI ORGANIZACYJNE > Jednostki budżetowe > Przedszkola > Przedszkole Publiczne Nr 4 > Ogłoszenia > Instrukcja Kancelaryjna, jednolity rzeczowy wykaz akt, Składnica
INSTRUKCJA KANCELARYJNA
SPIS TREŚCI
1. Postanowienia ogólne……………………………………………………………......……. s. 2-4 2. System kancelaryjny………………………………………………………………......…….s. 4 3. Jednolity rzeczowy wykaz akt, podział akt na kategorie archiwalne .............................……..... s. 5 4. Podział prac kancelaryjnych……………………………………………………......……… s. 6 5. Przyjmowanie korespondencji………………………………......................……..................... s .6 -8 6. Przekazywanie, przeglądanie i przydzielanie korespondencji …...........……...……………... s. 8 7. Wewnętrzny obieg akt ……………………………………………………………….......s. 8 8. Rejestrowanie spraw, znakowanie spraw i zakładanie teczek aktowych ........………….......... s. 9-11 9. Załatwianie spraw……………………………..…………………......……………………. s.11-12 10.Terminy załatwiania spraw…...………………………………….......…………………….. s.13 11.Podpisywanie pism…………………………………………………......…………………. s.13 12.Wysyłanie i doręczanie korespondencji ……………….............….………………...……… s.13-14 13. Postępowanie z aktami ostatecznie załatwionymi i przekazanie ich do składnicy akt............ s.14-16 14. Zasady wydawania świadectw oraz innych druków szkolnych. Pobieranie opłaty skarbowej za duplikaty ....................................................................... 15.Wykorzystywanie informatyki w czynnościach kancelaryjnych…….........…………................s.16-17 16. Kontrola pracy biurowej……………………………………………......………………… s.17 17.Postanowienia końcowe…………………………………………………………………....s.17
ZAŁĄCZNIKI Nr 1 – wzór pieczęci wpływu Nr 2 - wzór dziennika korespondencji Nr 3 – wzór spisu spraw Nr 4 – wzór opisu teczki aktowej Nr 5 – wzór spisu zdawczo-odbiorczego Nr 6 - wzór spisu zdawczo-odbiorczego informatycznych nośników danych
INSTRUKCJA KANCELARYJNA POSTANOWIENIA OGÓLNE
§ 1
w niej zawartych, od czasu jej wpływu lub powstania w Przedszkolu Publicznym Nr 4 w Bogatyni do czasu przekazania tej dokumentacji do składnicy akt (wykorzystano w opracowaniu tej instrukcji rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działań archiwów zakładowych - Dz.U. z 2011r. Nr 14, poz. 67).
w systemie tradycyjnym.
w Bogatyni, 4) przesyłania przesyłek.
organizacyjna. § 2
w Bogatyni, 3) akta - wszelkiego rodzaju dokumentacja utrwalona za pomocą pisma, niezależnie od techniki wykonania i formy zewnętrznej, 4) dokumentacja - zbiór wszelkiego rodzaju dokumentów, ksiąg, korespondencji, dokumentacji finansowej, statystycznej, technicznej, itp. ,niezależnie od techniki ich
INSTRUKCJA KANCELARYJNA
wykonania (np. rękopisy, maszynopisy ,wydruki komputerowe, mapy, fotografie, nagrania, płyty CD), 5) dokument – akt mający znaczenie dowodu, ustanawiający uprawnienie lub stwierdzający prawdziwość określonych w nim zdarzeń bądź danych (decyzja, świadectwo), 6) sprawa – zdarzenie lub stan rzeczy wymagający podjęcia i wykonania czynności urzędowych lub przyjęcia do wiadomości, 7) akta sprawy – każde pismo, notatka, wypełniony formularz, plan, fotokopia, rysunek, dokument elektroniczny, itp. zawierające dane, które były lub mogą być istotne przy rozpatrywaniu poszczególnych spraw, szereg dokumentów, niezależnie od techniki wytworzenia i postaci, dotyczących tego samego zdarzenia, 8) spis spraw - formularz służący do chronologicznego rejestrowania spraw, wpływających lub zapoczątkowanych w jednostce organizacyjnej, zakładany oddzielnie dla najbardziej szczegółowych haseł w jednolitym rzeczowym wykazie akt, 9) teczka spraw, teczka aktowa – skoroszyt, segregator, teczka wiązana służące do przechowywania jednorodnych lub rzeczowo pokrewnych akt spraw ostatecznie załatwionych, objętych tą samą grupą akt (hasłem klasyfikacyjnym) ustaloną w jedno- litym rzeczowym wykazie akt, 10) pieczęć wpływu - odcisk pieczęci lub nadruk umieszczany na przesyłkach wpływających na nośniku papierowym, zawierający co najmniej nazwę jednostki organizacyjnej, datę wpływu, a także miejsce na wpisanie numeru pisma z dziennika korespondencji, 11) dziennik korespondencji – specjalna książka przeznaczona do rejestrowania w po- rządku chronologiczno-numerycznym pism wpływających i wychodzących z jednostki organizacyjnej, 12) sekretariat - stanowisko pracy, do którego należy wykonywanie czynności kancelaryjnych w zakresie przyjmowania i wysyłania korespondencji oraz obsługa kancelaryjna dyrektora jednostki organizacyjnej, 13) prowadzący sprawę – pracownik załatwiający merytorycznie daną sprawę, wykonujący w związku z tym określone czynności kancelaryjne, w tym rejestrowanie sprawy, przygotowanie projektów pism, kompletowanie akt sprawy, 14) punkt zatrzymania – każde stanowisko pracy załatwiające sprawę i przechowujące dokumentację sprawy w trakcie jej załatwiania, 15) czystopis – tekst dokumentu lub pisma urzędowego w postaci ostatecznej przygotowanej do podpisu przez wystawcę, 16) korespondencja – każde pismo wpływające do jednostki organizacyjnej lub wysyłane przez tę jednostkę, 17) przesyłka – każdy oddzielnie zapieczętowany otrzymany lub wysłany list, paczka, 18) wpływ - każde pismo i przesyłka wpływające do jednostki organizacyjnej, 19) załącznik – każda luźna kartka papieru zawierająca treść odnoszącą się do pisma podstawowego, akta składające się z kilku lub więcej luźnych arkuszy, które pod względem treści stanowią całość, uważa się za jeden załącznik, 20) znak sprawy – zespół symboli określających przynależność sprawy do komórki organizacyjnej i określonej grupy spraw w jednolitym rzeczowym wykazie akt, uzupełniony o numer sprawy i rok, w którym została ona wszczęta (w Przedszkolu w miejsce symbolu komórki organizacyjnej wpisuje się symbol jednostki organizacyjnej), wpisywany na pisma, 21) znak akt - zespół symboli określających przynależność sprawy do komórki organizacyjnej i określonej grupy spraw w jednolitym rzeczowym wykazie akt (w Przedszkolu
INSTRUKCJA KANCELARYJNA
w miejsce symbolu komórki organizacyjnej wpisuje się symbol jednostki organizacyjnej),wpisywany na teczkę aktową, 22) aprobata - wyrażenie zgody na treść i sposób załatwienia sprawy, 23) dekretacja - odręczna adnotacja osoby upoważnionej na korespondencji wpływającej, wskazująca komórkę organizacyjną właściwą do prowadzenia sprawy lub prowadzącego sprawę, ewentualnie sposób załatwienia tej sprawy, 24) nośnik papierowy - arkusz papieru zgodny z Polskimi Normami, na którym umieszczona jest treść dokumentu, pisma itp., 25) informatyczny nośnik danych - płyta CD, taśma magnetyczna lub inny nośnik, na którym zapisano w formie elektronicznej treść dokumentu, pisma itp., 26) skład informatycznych nośników danych - zbiór informatycznych nośników danych, na których zapisana jest dokumentacja w postaci elektronicznej wpływająca i powstająca w związku z załatwianiem spraw przez jednostkę organizacyjną, 27) jednolity rzeczowy wykaz akt – rzeczowy klasyfikator i archiwalny kwalifikator dokumentacji, zawierający hasła klasyfikacyjne oznaczone symbolami klasyfikacyjnymi i kategorią archiwalną, 28) system kancelaryjny - sposób rejestracji, obiegu i układu akt powstających w związku z działalnością jednostki organizacyjnej, 29) system tradycyjny - system wykonywania czynności kancelaryjnych, dokumentowania przebiegu załatwiania spraw, gromadzenia i tworzenia dokumentacji w postaci nieelektronicznej, z możliwością korzystania z narzędzi informatycznych do wspomagania procesu obiegu dokumentacji w tej postaci, 30) jednolity rzeczowy wykaz akt – wykaz haseł rzeczowych oznaczonych symbolami klasyfikacyjnymi i kwalifikacją archiwalną dokumentacji, 31) system kancelaryjny - sposób rejestracji, obiegu i układu akt powstających w związku z działalnością jednostki organizacyjnej, 32) system tradycyjny - system wykonywania czynności kancelaryjnych, dokumentowania przebiegu załatwiania spraw, gromadzenia i tworzenia dokumentacji w postaci, nieelektronicznej, z możliwością korzystania z narzędzi informatycznych do wspomagania gania procesu obiegu dokumentacji w tej postaci SYSTEM KANCELARYJNY
§ 3
i wychodzących w dzienniku korespondencji (system dziennikowy) oraz rejestracji spraw w spisach spraw (system bezdziennikowy) na podstawie jednolitego rzeczowego wykazu akt (zwanego dalej wykazem akt).
a nie poszczególne pisma dotyczące tych spraw, rejestracja ta prowadzona jest na stanowiskach pracy.
INSTRUKCJA KANCELARYJNA
JEDNOLITY RZECZOWY WYKAZ AKT, PODZIAŁ AKT NA KATEGORIEARCHIWALNE
§ 4
kompetencji w jednostce organizacyjnej klasyfikację akt powstających w toku działalności Przedszkola oraz zawiera kwalifikację dokumentacji ze względu na okresy jej przechowywania (kategorie archiwalne).
jednostki organizacyjnej dzieli się na maksymalnie 10 głównych grup (klas) pierwszego rzędu oznaczonych symbolem od 0 do 9. W ramach tych klas wprowadza się podział na klasy drugiego rzędu (hasła bardziej szczegółowe - minimum dwa, maksymalnie 10) oznaczone symbolami dwucyfrowymi powstającymi przez dodanie do symbolu klasy pierwszego rzędu jednej z cyfr od 0 do 9, to jest 00 - 99. Analogicznie dokonuje się dalszego podziału klas drugiego rzędu na klasy trzeciego rzędu oznaczone symbolami trzycyfrowymi, to jest 000 - 999, a w ramach klas trzeciego rzędu tworzy się, w razie potrzeby, klasy czwartego rzędu oznaczone symbolami czterocyfrowymi, to jest 0000 - 9999, aż do stworzenia klasy końcowej oznaczonej kategorią archiwalną.
oznaczone kategorią archiwalną, odpowiadają tematycznym (rzeczowym) teczkom akto- wym oznaczonym tym samym symbolem klasyfikacyjnym co klasy końcowe w wykazie akt.
w jednolitym rzeczowym wykazie akt polegających na przekształceniu dotychczasowych lub dodaniu nowych symboli i haseł klasyfikacyjnych. Zmiany te mogą być dokonywane tylko na podstawie zarządzenia dyrektora Przedszkola w porozumieniu z właściwym terytorialnie archiwum państwowym.
o wartości historycznej, naukowej, podlegającą przekazaniu do właściwego archiwum państwowego. W Przedszkolu nie tworzy się i nie gromadzi dokumentacji kategorii A.
znaczenie praktyczne, którą można wybrakować za zgodą właściwego terytorialnie archiwum państwowego.
i w trybie uzgodnionym z archiwum państwowym. 7. Okres przechowywania dokumentacji niearchiwalnej (kategorii B) liczy się w pełnych latach kalendarzowych, poczynając od 1 stycznia roku następnego po zamknięciu teczek spraw. 8. Akta sklasyfikowane w wykazie akt pod tym samym symbolem klasyfikacyjnym można gromadzić w porządku tematycznym, chronologicznym, alfabetycznym lub innym ułatwiającym kompletowanie i wykorzystywanie akt w bieżącej pracy.
INSTRUKCJA KANCELARYJNA
PODZIAŁ PRAC KANCELARYJNYCH
§ 5
1. Do podstawowych czynności kancelaryjnych należy: 1) przyjmowanie, rejestracja i rozdział korespondencji oraz przesyłek, 2) sporządzanie czystopisów pism oraz ich powielanie, 3) wysyłanie korespondencji i przesyłek, 4) przyjmowanie i nadawanie faksów oraz obsługa poczty elektronicznej, 5) udzielanie informacji interesantom, a w razie potrzeby kierowanie ich do właściwych pracowników, 2. Czynności kancelaryjne w przedszkolu wykonują: 1) sekretariat, 2) prowadzący sprawy.
PRZYJMOWANIE KORESPONDENCJI
§ 6
1. Korespondencję przyjmuje sekretariat i rejestruje ją w dzienniku korespondencji. 2. Przyjmując przesyłki przekazywane drogą pocztową, zwłaszcza polecone i wartościowe, sekretariat sprawdza prawidłowość zaadresowania oraz stan ich opakowania. W razie stwierdzenia uszkodzenia, sekretariat sporządza adnotację na kopercie lub opakowaniu oraz na potwierdzeniu odbioru i żąda od pracownika urzędu pocztowego spisania protokołu o doręczeniu przesyłki uszkodzonej. O odbiorze uszkodzonej lub naruszonej przesyłki powiadamia się niezwłocznie kierownika jednostki organizacyjnej. 3. Sekretariat otwiera wszystkie przesyłki, z zastrzeżeniem ust.9, z wyjątkiem: 1) adresowanych imiennie (bez nazwy Przedszkola), które przekazuje adresatom, 2) wartościowych, które przekazuje właściwej osobie za pokwitowaniem. 4. Po otwarciu koperty stwierdza się: 1) czy nie zawiera ona pisma mylnie skierowanego, 2) czy dołączone są wymienione w piśmie załączniki. Brak załączników lub otrzymanie samych załączników bez pisma zasadniczego odnotowuje się na danym piśmie lub załączniku. 5. Koperty z nienaruszonym znaczkiem pocztowym (stemplem pocztowym) dołącza się tylko do pism: 1) wartościowych, poufnych, priorytetowych, 2) dla których istotna jest data nadania (stempla pocztowego), np. skargi, odwołania itp., 3) w których brak nadawcy lub daty pisma, 4) mylnie skierowanych, 5) załączników nadesłanych bez pisma przewodniego, 6) w razie niezgodności zapisów na kopercie z ich zawartością,
INSTRUKCJA KANCELARYJNA
7) przy których stwierdzono uszkodzenie koperty. 6. Jeżeli pracownik Przedszkola otrzymał przesyłkę w zamkniętej kopercie i stwierdził, że dotyczy ona spraw służbowych, jest obowiązany przekazać ją do sekretariatu w celu rejestracji i uzupełnienia danych w dzienniku korespondencji. 7. Potwierdzenie otrzymania pisma sekretariat wydaje na żądanie składającego pismo. 8. Korespondencję mylnie doręczoną (adresowaną do innego adresata) zwraca się bezzwłocznie do urzędu pocztowego lub przesyła pod właściwy adres wskazany na przesyłce. 9. Odbiór i otwieranie przesyłek niejawnych regulują odrębne przepisy. 10. Na każdym wpływającym piśmie umieszcza się w lewym górnym rogu pierwszej strony (na korespondencji przekazywanej bez otwierania na pierwszej stronie koperty) pieczęć wpływu (załącznik nr 1) określającą datę otrzymania i numer ewidencyjny pisma zarejestrowanego w dzienniku korespondencji. Pieczęci wpływu nie umieszcza się na przesyłkach i wpływach nie wymagających merytorycznego załatwienia (prospekty, czasopisma, załączniki, dokumenty osobiste itp.). 11. W dzienniku korespondencji (załącznik nr 2) przy rejestracji pism wpływających zamieszcza się: 1) liczbę porządkową, 2) datę wpływu przesyłki, 3) tytuł (treść) przesyłki, 4) nazwę nadawcy, który przesłał przesyłkę, 5) datę przesyłki, 6) znak, którym opatrzona jest przesyłka, 7) wskazanie, komu przydzielono przesyłkę, 8)liczbę załączników, jeśli dołączono je do przesyłki, 9) inne informacje, jeśli są konieczne.
§ 7
1. Przyjmując przesyłki przekazane pocztą elektroniczną, dokonuje się ich wstępnej selekcji mającej na celu oddzielenie spamu, wiadomości zawierających złośliwe oprogramowanie i wiadomości stanowiących korespondencję prywatną. Dopuszcza się dokonywanie wstępnego usuwania spamu i wiadomości zawierających złośliwe oprogramowanie za pomocą oprogramowania wykonującego te funkcje automatycznie. 2. Przesyłki adresowane na skrzynkę poczty elektronicznej Przedszkola oraz przesyłki adresowane na indywidualne skrzynki poczty elektronicznej, mające istotne znaczenie dla odzwierciedlenia przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw przez jednostkę organizacyjną, rejestruje się i drukuje oraz nanosi na nie pieczęć wpływu na pierwszej stronie wydruku. 3. Przesyłki mające robocze znaczenie dla spraw załatwionych i rozstrzyganych przez jednostkę organizacyjną drukuje się i włącza bez rejestracji i dekretacji bezpośrednio do akt sprawy, natomiast pozostałych przesyłek nie rejestruje się i nie włącza do akt sprawy.
§ 8
1. Przesyłki przekazane na informatycznym nośniku dzieli się na: 1) przekazane bezpośrednio na informatycznym nośniku danych, 2) stanowiące załącznik do pisma przekazanego na nośniku papierowym. 2. Przesyłki, o których mowa w ust. 1 rejestruje się, drukuje, nanosi i wypełnia pieczęć wpływu na pierwszej stronie wydruku.
INSTRUKCJA KANCELARYJNA
3. Pisma w postaci papierowej, o których mowa w ust. 1 pkt 2 rejestruje się odnotowując w dzienniku korespondencji informacje o załączniku zapisanym na informatycznym nośniku danych. 4. Jeżeli nie jest możliwe lub zasadne wydrukowanie pełnej treści przesyłki w postaci elektronicznej lub załącznika do niej, ze względu na typ dokumentu elektronicznego (np. nagranie dźwiękowe, nagranie wideo, oprogramowanie, baza danych) lub objętość dokumentu elektronicznego (np. dokument zawierający dużą liczbę stron albo wymagającym wydrukowania w rozmiarze nieobsługiwanym przez własne urządzenia) należy: 1) wydrukować tylko część przesyłki ( np. pierwszą stronę pisma lub pismo bez załączników), a jeżeli jest to także niemożliwe, sporządzić i wydrukować notatkę o przyjętej przesyłce, nanieść i wypełnić pieczęć wpływu na pierwszej stronie wydruku, 2) informatyczny nośnik danych z zapisaną przesyłką dołączyć do wydruku, o którym mowa w pkt 1, do momentu zakończenia sprawy, a następnie przekazać go do składu informatycznych nośników danych.
danych, jeśli jest to uzasadnione strukturą organizacyjną lub lokalizacją stanowisk pracy.
PRZEKAZYWANIE, PRZEGLĄDANIE I PRZYDZIELANIE KORESPONDENCJI
§ 9
1. Po wykonaniu czynności związanych z przyjęciem i wpisaniem przesyłek do dziennika Przekazuje bezpośrednio dyrektorowi. a pozostałe przesyłki dekretuje, przydzielając je do załatwienia pracownikom prowadzącym sprawę. 4. Na przesyłkach dyrektor jednostki organizacyjnej może w razie potrzeby umieścić dyspozycje dotyczące sposobu i terminu załatwienia sprawy. 5. W przypadku błędnej dekretacji przesyłki jej zmiany dokonuje dekretujący. stanowisk pracy.
WEWNĘTRZNY OBIEG AKT § 10
INSTRUKCJA KANCELARYJNA
REJESTROWANIE SPRAW, ZNAKOWANIE SPRAW I ZAKŁADANIE TECZEK AKTOWYCH
§ 11
1. Dokumentacja powstająca w jednostce organizacyjnej i do niej przesyłana dzieli się ze względu na sposób jej rejestracji i przechowywania na dokumentację tworzącą akta sprawy i dokumentację, która nie tworzy akt sprawy. 2. Dokumentacja tworząca akta sprawy jest przyporządkowana do sprawy i oznaczona w wyniku rejestracji znakiem sprawy, dokumentacja nie tworząca akt sprawy podlega przyporządkowaniu jedynie do klasy z wykazu akt, a nie do sprawy. 3. Rejestracja sprawy polega na wpisaniu jej do spisu spraw (załącznik nr 3). Sprawę rejestruje się jeden raz, na podstawie pierwszego pisma w danej sprawie otrzymanego z zewnątrz lub sporządzonego w jednostce organizacyjnej. Dalszych pism dotyczących danej sprawy nie wpisuje się do spisu spraw, tylko dołącza do akt sprawy w porządku chronologicznym.
wszczętej sprawy, czy też rozpoczyna nową sprawę. W pierwszym przypadku pismo dołącza do akt sprawy, w drugim przed przystąpieniem do załatwienia sprawy rejestruje pismo jako nową sprawę.
(załącznik nr 1),a w przypadku pism wychodzących z lewej strony u góry pisma pod pieczęcią nagłówkową. 6. Znak sprawy jest stałą cechą rozpoznawczą sprawy. Każde pismo dotyczące tej samej sprawy otrzymuje identyczny znak. 7. Znak sprawy zawiera: 1) symbol literowy jednostki organizacyjnej, 2) symbol liczbowy hasła według jednolitego rzeczowego wykazu akt, 3) kolejny numer, pod którym sprawa została zarejestrowana w spisie spraw, 4) cztery cyfry roku kalendarzowego, w którym sprawa się rozpoczęła, 5) znak sprawy można uzupełnić o inicjały prowadzącego sprawę. 8. Poszczególne elementy znaku sprawy umieszcza się w kolejności, o której mowa w pkt. 7, i oddziela kropką w następujący sposób: PP4.4450.5.2014.WD, gdzie: 1) PP4 - oznacza Przedszkole Publiczne Nr 4 w Bogatyni, 2) 4450 - oznacza symbol klasyfikacyjny z jednolitego rzeczowego wykazu akt, 3) 5 - oznacza piątą sprawę rozpoczętą w 2014 r., w ramach symbolu klasyfikacyjnego 4450, 4) 2014 – oznacza rok, w którym sprawa została wszczęta, 5) WD - oznacza inicjały prowadzącego sprawę. 9. Sprawy otrzymane do załatwienia rejestruje się w dniu ich otrzymania. 10. Akta szeregu spraw dotyczących tego samego zagadnienia z danego roku kalendarzowego, łączy się w jednej lub kilku teczkach ,w zależności od ilości akt, które oznacza się tym samym symbolem klasyfikacyjnym. 11. Dla każdej teczki, założonej według wykazu akt ,prowadzi się oddzielnie spis spraw (załącznik nr 3). Zamieszcza się w nim:
INSTRUKCJA KANCELARYJNA
sprawie (datę wszczęcia sprawy),
12. Sprawę nie zakończoną ostatecznie w ciągu roku załatwia się w latach kolejnych bez zmiany dotychczasowego jej znaku. Elementy znaku sprawy pozostają niezmienne. 13. Zmiana znaku sprawy z równoczesnym ponownym założeniem nowej sprawy może nastąpić dopiero wtedy, gdy sprawa ostatecznie zakończona zaczyna się od nowa. 14. W sytuacji, o której mowa w pkt 13, sprawę wpisuje się w nowym spisie spraw, zaznaczając ten fakt w dotychczasowym spisie spraw w formie wzmianki: „przeniesiono do znaku sprawy…” i przenosi się akta sprawy do nowej teczki aktowej, nie dokonując zmian w znaku sprawy przyporządkowanym wcześniej aktom sprawy. 15. Nie podlega rejestracji dokumentacja nie tworząca akt sprawy, tj.:
z klasyfikację wynikającą z wykazu akt.
§ 12
1. Teczki spraw zakłada pracownik prowadzący sprawę w miarę powstawania akt, zgodnie z wykazem akt. 2. Każdej końcowej klasie wykazu akt, oznaczonej kategorią archiwalną, powinna odpowiadać teczka (w przypadku dużej ilości akt podzielona na tomy) zawierająca akta o tym samym symbolu i haśle klasyfikacyjnym oraz kategorii archiwalnej. Niedopuszczalne jest łączenie w jednej teczce akt o różnych kategoriach archiwalnych. 3. Na każdy rok kalendarzowy zakłada się nowe teczki i nowe spisy spraw dla każdej z nich. 4. W razie potrzeby można niektóre teczki prowadzić przez okres dłuższy niż jeden rok. Dotyczy to spraw objętościowo niedużych, których charakter wymaga, aby łączone były przez dłuższy okres. W takim przypadku na każdy rok zakłada się odrębny spis spraw. 5. Dopuszcza się zakładanie teczek aktowych dla przedmiotu lub podmiotu sprawy, w których grupuje się wiele akt spraw o różnych numerach spraw, ale zarejestrowanych w tym samym spisie spraw. W takim przypadku w teczkach założonych według przedmiotu lub podmiotu sprawy nie prowadzi się dodatkowych spisów spraw.
w kilku różnych spisach spraw (np. akta osobowe).
INSTRUKCJA KANCELARYJNA
1) na środku u góry – nazwę jednostki organizacyjnej, 2) w lewym górnym rogu – znak akt tj. symbol jednostki organizacyjnej i symbol klasyfikacyjny z wykazu akt, 3) w prawym górnym rogu – kategorię archiwalną akt, 4) na środku – tytuł akt, to jest pełne hasło z wykazu akt uzupełnione o informacje określające rodzaj i treść akt zawartych w teczce, 5) pod tytułem – daty skrajne (roczne) tj. datę najwcześniejszego i najnowszego pisma w teczce (w przypadku akt osobowych nad datami skrajnymi wpisuje się dzienną, miesięczną i roczną datę przyjęcia i zwolnienia pracownika z pracy), 6) numer tomu, jeżeli teczka podzielona jest na tomy (wzór opisu tytułowej strony teczki – załącznik nr 4 ).
ZAŁATWIANIE SPRAW
§ 13
w dostosowaniu do rodzaju spraw i obowiązujących przepisów.
ustnie (telefonicznie) i sporządzeniu notatki wskazującej na sposób załatwienia sprawy.
w których przemawia za tym interes strony, a przepisy prawne nie stoją temu na przeszkodzie.
INSTRUKCJA KANCELARYJNA
10. Przy sporządzaniu odpisu pisma lub dokumentu należy zachować wszystkie ich elementy (treść, oznaczenie pieczęci, podpisy). W zależności od tego, czy odpis sporządza się z oryginału, czy też z odpisu - należy u góry zaznaczyć „odpis” lub „odpis z odpisu”, a pod tekstem z lewej strony umieszcza się klauzulę: „Stwierdzam zgodność z oryginałem” lub „Stwierdzam zgodność odpisu z odpisem”, po czym umieszcza się datę, podpis osoby stwierdzającej zgodność treści, z podaniem stanowiska służbowego. 11. Prowadzący sprawy załatwiają sprawy według kolejności ich wpływu i stopnia pilności. Każdą sprawę załatwia się oddzielnym pismem bez łączenia jej z inną sprawą, nie mającą z nią bezpośredniego związku. 12. Prowadzący sprawę opracowuje projekt pisma, który wraz z aktami sprawy przedkłada aprobującemu. Aprobujący sprawdza prawidłowość projektowanego załatwienia sprawy i po zaaprobowaniu zwraca projekt pisma wraz z aktami prowadzącemu sprawę. 13. Prowadzący sprawę powoduje sporządzenie czystopisu i przedstawia go do podpisu. Po podpisaniu czystopisu sekretariat wysyła go adresatowi. Prowadzący sprawę, po otrzymaniu kopii wysłanego pisma (z dołączonymi załącznikami), odkłada je do akt sprawy. 14. W sprawach nieskomplikowanych, których sposób załatwienia jest uzgodniony z aprobującym, można mu przedkładać pismo w czystopisie (z kopią) - do podpisania. 15. Czystopisy pism sporządza się ściśle według ich pierwotnych zapisów i zgodnie z zasadami dotyczącymi układu pism. Poprawki i uzupełnienia mogą być dokonywane jedynie w porozumieniu i za zgodą aprobującego. Czystopisy wykonuje się jednostronnie lub dwustronnie w liczbie egzemplarzy wskazanej przez prowadzącego sprawę. 16. Kopia pisma załatwiającego powinna ponadto zawierać parafę prowadzącego sprawę (z lewej strony pod treścią pisma). 17. W razie potrzeby pismo i jego kopia powinny również zawierać dalsze następujące określenia:
„polecony", „priorytet", „za potwierdzeniem odbioru", itp., brak takiej dyspozycji oznacza, że pismo na być wysłane jako przesyłka zwykła,
„Otrzymują do wiadomości" - jeżeli treść pisma ma być poza adresatem podana do wiadomości innym instytucjom lub osobom, przez przesłanie im kopii pisma,
18. Przy załatwianiu spraw należy wykorzystać formularze i druki przewidziane przepisami szczególnymi.
INSTRUKCJA KANCELARYJNA
TERMINY ZAŁATWIANIA SPRAW
§ 14
PODPISYWANIE PISM § 15
jednostki organizacyjnej lub osoby uprawnione.
3. Pieczęcie na pismach są stawiane w sekretariacie. 4. Urzędową pieczęć okrągłą umieszcza się tylko na dokumentach szczególnej uwagi, stanowiących podstawę do podjęcia określonych czynności prawnych, np. decyzja. Odcisku pieczęci nie umieszcza się na kopiach dokumentów składanych do akt Przedszkola oraz na innych pismach wysyłanych z jednostki organizacyjnej, chyba że przepisy szczególne stanowią inaczej. Wzór pieczęci urzędowej oraz zasady jej stosowania określają odrębne przepisy. 5. Na pismach posiadających charakter dokumentów, jak zaświadczenia, decyzje, orzeczenia, umowy oraz na pismach niejawnych nie można umieszczać facsimile.
WYSYŁANIE I DORĘCZANIE KORESPONDENCJI
§ 16
strony u góry pod znakiem sprawy. 3. W dzienniku korespondencji (załącznik nr 2) przy rejestracji przesyłek wysyłanych zaznacza się: 1) liczbę porządkową przesyłki, 2) datę przekazania przesyłki do wysłania, 3) temat (treść) wysyłanej przesyłki, 4) nazwę adresata ,do którego przesłano przesyłkę, INSTRUKCJA KANCELARYJNA
5) znak sprawy wysyłanego pisma, 6) sposób przekazania przesyłki (np. list zwykły, polecony, faks, poczta elektroniczna). 4. Przed wysłaniem pisma należy sprawdzić, czy jest podpisane, zaopatrzone w znak sprawy, oznaczone datą oraz czy dołączone są odpowiednie załączniki, w razie stwierdzenia braków sekretariat zwraca pismo prowadzącemu sprawę do uzupełnienia. 5. Sekretariat przyjmując pisma do wysyłki:
6. Korespondencję wysyła się listami poleconymi, zwykłymi i za zwrotnym potwierdzeniem odbioru. Brak dyspozycji oznacza, że pismo ma być wysłane jako przesyłka zwykła.
W takich przypadkach na kopii musi znaleźć się pieczęć odpowiedniego urzędu z datą wpływu bądź podpis odbierającego pracownika.
POSTĘPOWANIE Z AKTAMI OSTATECZNIE ZAŁATWIONYMI I PRZEKAZANIE ICH DO SKŁADNICY AKT
§ 17
1. W celu przechowywania akt spraw ostatecznie załatwionych Przedszkole prowadzi składnicę akt. 2. Wszystkie akta po upływie 2-letniego okresu przechowywania ich na stanowiskach pracy, licząc od 1 stycznia roku następnego po zamknięciu teczek spraw, należy przekazać kompletnymi rocznikami do składnicy akt w stanie uporządkowanym. 3. Przez uporządkowanie akt rozumie się: 1) W odniesieniu do akt kategorii B25: a) ułożenie akt wewnątrz teczek sprawami w kolejności zarejestrowania ich w spisie spraw, a w obrębie spraw chronologicznie od pisma rozpoczynającego sprawę na początku, b) usunięcie z akt wtórników pism, części metalowych, plastikowych (spinacze, zszywki, koszulki, itp.), c) ponumerowanie ołówkiem wszystkich zapisanych stron w prawym górnym rogu, a na odwrocie strony w lewym, d) przełożenie akt do tekturowych teczek i zszycie tych akt, e) opisanie teczek aktowych. 2) W odniesieniu do pozostałych akt kategorii B (innych niż akta osobowe): a) przełożenie akt do tekturowych teczek lub obłożenie ich tekturowymi okładkami i zszycie akt, b) opisanie teczek aktowych. 3) Akta osobowe winny być porządkowane analogicznie jak akta kategorii B25, przy tym można je gromadzić w kopertach. 4) Nie zszywa się dokumentacji, która ze względu na oprawę nie wymaga takiego szycia INSTRUKCJA KANCELARYJNA
(jak rejestry) lub która nie powinna być szyta (jak fotografie, dokumentacja techniczna) 5) Grubość przekazywanych do składnicy akt teczek nie powinna przekraczać 5 cm, w przypadku większej ilości akt należy tworzyć tomy. 6) Teczki aktowe winny być opisane według zasad określonych w § 12 pkt 9 instrukcji, a ponadto: a) pod datą wpisuje się liczbę zapisanych stron w przypadku akt kategorii B25 i akt osobowych, b) w lewym dolnym rogu – wpisuje się numer, pod którym teczka została zewidencjonowana w spisie zdawczo-odbiorczym (numer ten jest elementem sygnatury archiwalnej) . Wzór opisu teczki aktowej – załącznik nr 4 4. Akta gromadzone na stanowiskach pracy przekazywane są do składnicy akt na podstawie spisu zdawczo-odbiorczego (wzór - załącznik nr 5), który sporządza się oddzielnie dla akt kategorii B25 i oddzielnie dla pozostałej dokumentacji kategorii B (można też sporządzać osobne spisy zdawczo-odbiorcze dla dokumentacji płacowej kategorii B50, dzienników zajęć). Spisy sporządza się w trzech egzemplarzach. 5. W spisie zdawczo-odbiorczym zaznacza się: 1) liczbę porządkową, 2) znak akt, 3) tytuł teczki aktowej, 4) daty skrajne dokumentacji w teczce aktowej, 5) kategorię archiwalną akt , 6) liczbę teczek, 7) dane o miejscu przechowywania akt w składnicy akt, 8) dane o wybrakowaniu akt. 6. Dane wymienione w ust. 5 pkt 1-6 wpisuje się do spisów zdawczo-odbiorczych na stanowiskach pracy, dane wymienione w pkt. 7-8 wpisywane są w składnicy akt. 7. W spisie zdawczo - odbiorczym teczki ewidencjonuje się w kolejności zgodnej z kolejnością haseł w wykazie akt, według zasady, że pod 1 pozycją spisu ujmuje się wyłącznie 1 teczkę aktową. 8. Spisy zdawczo-odbiorcze winny być oznaczone nazwą jednostki organizacyjnej i datą przekazania akt do składnicy akt oraz podpisane przez pracownika, który sporządził spis, dyrektora jednostki organizacyjnej i archiwistę.
tych spisów w wykazie spisów zdawczo-odbiorczych, winien być odkładany do teczki aktowej prowadzonej na danym stanowisku pracy.
po dokonaniu formalności przekazania ich do składnicy akt na podstawie spisu zdawczo- odbiorczego, mogą pozostać na tym stanowisku na zasadzie wypożyczenia ze składnicy akt. 11.Organizację i zakres działania składnicy akt reguluje odrębna instrukcja.
§18
1. Dokumentację elektroniczną na informatycznych nośnikach danych zgromadzonych w składzie informatycznych nośników danych przekazuje się do składnicy akt po upływie 2 lat licząc, od 1 stycznia roku następnego po roku zakończenia spraw, dla których powstał zbiór informatycznych nośników danych.
INSTRUKCJA KANCELARYJNA
2. Każdy informatyczny nośnik danych przekazywany ze składu informatycznych nośników danych do składnicy akt winien być oznakowany w sposób pozwalający na jego identyfikację. 3. Informatyczne nośniki danych przekazuje się do składnicy akt na podstawie spisu zdawczo-odbiorczego nośników (załącznik nr 6),w którym zaznacza się:
6) dane o miejscu przechowywania nośników w składnicy akt, 7) dane o wybrakowaniu dokumentacji zapisanej na informatycznych nośnikach danych. 4. Dane wymienione w ust. 3 pkt.1-5 wpisuje się do spisów zdawczo-odbiorczych na stanowiskach pracy, dane wymienione w pkt. 6-7 wpisywane są w składnicy akt. 5. Spisy zdawczo-odbiorcze informatycznych nośników danych winny być oznaczone nazwą jednostki i komórki organizacyjnej, datą przekazania nośników do składnicy akt oraz podpisane przez pracownika, który sporządził spis, kierownika jednostki organizacyjnej i archiwistę.
WYKORZYSTANIE INFORMATYKI W CZYNNOŚCIACH KANCELARYJNYCH
§ 19
1. Dopuszcza się szerokie wykorzystanie informatyki w Przedszkolu, pod warunkiem ochrony przechowywanych w zbiorach informatycznych danych, w tym zwłaszcza danych osobowych, jeśli ich gromadzenie dopuszczają przepisy. 2. Korzystanie z informatyki obejmuje: 1) przyjmowanie i wysyłanie korespondencji za pośrednictwem wydzielonej poczty elektronicznej, z zastrzeżeniem poczty niejawnej, 2) przesyłanie korespondencji i innych wiadomości pocztą elektroniczną, 3) prowadzenie wszelkich rejestrów dotyczących obiegu dokumentów, 4) udostępnienie upoważnionym pracownikom zakupionego oprogramowania aplikacyjnego, a w szczególności: edytorów tekstów, arkuszy kalkulacyjnych, baz danych, programów graficznych, oprogramowania antywirusowego, 5) tworzenie, przekształcanie i przechowywanie niezbędnych dokumentów, 6) monitorowanie obiegu dokumentów wewnątrz jednostki organizacyjnej, 7) umieszczanie na stronach Internetu stale aktualizowanej informacji o Przedszkolu. 3. Zaleca się powierzanie kierowania procesem informatyzacji osobie z wykształceniem informatycznym, zatrudnionej w jednostce organizacyjnej. 4. Dane przechowywane w pamięci komputerów zabezpiecza się przez: 1) dopuszczenie do dostępu wyłącznie upoważnionych pracowników prowadzących sprawę, 2) odpowiednie archiwizowanie zbiorów na nośnikach informatycznych. 5. Dostęp do zbiorów danych zawartych w komputerach ogranicza się przez: 1) system haseł, 2) system haseł ograniczających dostęp do wybranych obszarów danym osobom nie posiadającym odpowiednich uprawnień. 6. Dane gromadzone w pamięciach komputerów powinny być zabezpieczone przed ich utratą przez przechowywanie w chronionym i odpowiednio zabezpieczonym miejscu nośników informatycznych zakupionego oprogramowania: INSTRUKCJA KANCELARYJNA
1) operacyjnego, 2) narzędziowego, 3) aplikacyjnego. 7. Dokonuje się codziennego archiwizowania zmian, a w cyklu tygodniowym wszystkich danych przechowywanych w pamięci serwerów sieciowych na odpowiednich nośnikach informatycznych, które należy przechowywać w odpowiednio chronionym i zabezpieczonym miejscu. 8. Obieg nośników informatycznych w jednostce organizacyjnej ogranicza się poprzez ich oznaczenie oraz okresowe sprawdzanie programami antywirusowymi przy całkowitym zakazie użycia nośników nieoznakowanych. 9. W przypadku gromadzenia danych osobowych do ich zabezpieczenia należy stosować przepisy o ochronie danych osobowych. KONTROLA PRACY BIUROWEJ§ 20
w tym wykazu akt w zakresie klasyfikacji dokumentacji,
POSTANOWIENIA KOŃCOWE§ 21
3. Instrukcja kancelaryjna może być nowelizowana na podstawie zarządzenia dyrektora przedszkola, po zatwierdzeniu zmian przez Archiwum Państwowe we Wrocławiu.
INSTRUKCJA KANCELARYJNA
Załącznik nr 1 do Instrukcji kancelaryjnej PP4 w Bogatyni
WZÓR PIECZĘCI WPŁYWU
INSTRUKCJA KANCELARYJNA
Załącznik nr 2 do Instrukcji kancelaryjnej PP4 w Bogatyni
DZIENNIK KORESPONDENCJI- wzór
INSTRUKCJA KANCELARYJNA
Załącznik nr 3 do Instrukcji kancelaryjnej PP4 w Bogatyni
WZÓR SPISU SPRAW
INSTRUKCJA KANCELARYJNA
Załącznik nr 4 do Instrukcji kancelaryjnej PP4 w Bogatyni
OPIS TECZKI AKTOWEJ
.................................................................................. (jednostka organizacyjna)
........................................................ ........................................................ (znak akt) (kategoria archiwalna)
..................................................................................................................... (tytuł teczki) Daty skrajne
Numer tomu.................................................
Liczba zapisanych stron .......................... (w odniesieniu do akt kategorii B25)
..........................................
(sygnatura archiwalna)
INSTRUKCJA KANCELARYJNA
Załącznik nr 5 do Instrukcji kancelaryjnej PP4 w Bogatyni ........................................... (nazwa jednostki organizacyjnej) Spis zdawczo – odbiorczy akt Nr .........
........................................................................ .............................................. podpis przekazującego akta podpis archiwisty
………. ................................. … . .................................. ......... data przejęcia akt dyrektor jednostki organizacyjnej INSTRUKCJA KANCELARYJNA
Załącznik nr 6 do Instrukcji kancelaryjnej PP4 w Bogatyni
........................................... (nazwa jednostki organizacyjnej) Spis zdawczo – odbiorczy INFORMATYCZNYCH NOŚNIKÓW DANYCH Nr .........
.............................................. ....................................... podpis sporządzającego spis podpis archiwisty
.................................................................................. podpis dyrektora jednostki organizacyjnej
................................ data przekazania nośników WYKAZ HASEŁ KLASYFIKACYJNYCH I i II RZĘDU
0 ZARZĄDZANIE 00 Organy kolegialne 01 Organizacja 02 Zbiór aktów normatywnych, legislacja i obsługa prawna 03 Prognozowanie, planowanie, sprawozdawczość i statystyka 04 Informatyzacja 05 Skargi i wnioski 06 Popularyzacja działalności własnej jednostki, uroczystości przedszkolne ,kroniki, wydawnictwa 07 Współpraca, kontakty z jednostkami organizacyjnymi 08 Programy i projekty współfinansowane ze środków zewnętrznych, w tym Unii Europejskiej 09 Kontrole, nadzór, szacowanie ryzyka
1 KADRY 10 Ogólne zasady pracy i płacy 11 Zatrudnianie pracowników 12 Ewidencja osobowa, legitymacje, zaświadczenia 13 Bezpieczeństwo i higiena pracy 14 Szkolenie i doskonalenie zawodowe pracowników 15 Dyscyplina pracy, urlopy 16 Sprawy socjalno-bytowe 17 Ubezpieczenia społeczne i opieka zdrowotna 18 Dostęp pracowników do informacji chronionych przepisami prawa
2 ŚRODKI RZECZOWE 20 Zasady prowadzenia spraw z zakresu administrowania środkami rzeczowymi 21 Inwestycje i remonty 22 Administrowanie nieruchomościami 23 Gospodarka materiałowa 24 Łączność, infrastruktura informatyczna i telekomunikacyjna 25 Ochrona obiektów i mienia 26 Zamówienia publiczne
3 FINANSE I OBSŁUGA FINANSOWO-KSIĘGOWA 30 Zasady prowadzenia spraw z zakresu finansów i obsługi finansowo-księgowej 31 Realizacja budżetu 32 Rachunkowość, księgowość, obsługa kasowa 33 Rozliczenie płac 34 Obsługa finansowa projektów realizowanych z funduszy zewnętrznych, w tym z Unii Europejskiej 35 Inwentaryzacja 36 Ustalanie , naliczanie i zwalnianie z opłat za wyżywienie i pobyt dziecka w przedszkolu
4 NAUCZANIE I WYCHOWANIE 40 Przepisy dotyczące nauczania i wychowania 41 Organizacja i programy pracy dydaktyczno-wychowawczej 42 Rekrutacja dzieci do przedszkola 43 Realizacja pracy dydaktyczno-wychowawczej 44 Wychowankowie 45 Pomoc psychologiczno-pedagogiczna
|
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
 |
 |