 |
|
 |
|||||||||||||||
 |
 |
|
 |
|
|
JEDNOSTKI ORGANIZACYJNE > Jednostki budżetowe > Przedszkola > Przedszkole Publiczne Nr 4 > Ogłoszenia > Instrukcja Kancelaryjna, jednolity rzeczowy wykaz akt, Składnica > Składnica akt Spis treści
1.Postanowienia ogólne................................................................................................................s. 2 -3 2.Zakres działania składnicy akt..................................................................................................s. 3 3.Obowiązki pracownika składnicy akt......................................................................................s. 4 4.Lokal i wyposażenie składnicy akt...........................................................................................s. 4 -5 5.Przyjmowanie dokumentacji do składnicy akt.......................................................................s. 5 -6 6.Przechowywanie dokumentacji w składnicy akt........................................................... .......s. 6 -7 7.Ewidencja dokumentacji w składnicy akt.............................................................................. .s. 8 8.Przechowywanie i ewidencja akt osobowych ........................................................................s. 8 -9 9.Udostępnianie dokumentacji w składnicy akt........................................................................s.9 -10 10. Wycofywanie dokumentacji ze składnicy akt......................................................................s.10 11.Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej ......................................................................... .s.10-11 12.Nadzór nad składnicą akt.........................................................................................................s.11 13.Postanowienia końcowe...........................................................................................................s.12
Załączniki do instrukcji: Załącznik Nr 1 Wzór spisu zdawczo-odbiorczego (akt przekazywanych do archiwum zakładowego) Załącznik Nr 2 Wzór spisu zdawczo-odbiorczego informatycznych nośników danych Załącznik Nr 3 Wzór wykazu spisów zdawczo- odbiorczych Załącznik Nr 4 Wzór karty udostępnienia akt Załącznik Nr 5 Wzór karty zastępczej akt Załącznik Nr 6 Wzór protokołu zniszczenia, uszkodzenia, zagubienia dokumentacji udostępnionej przez archiwum zakładowe Załącznik Nr 7 Wzór protokołu wycofania dokumentacji ze składnicy akt Załącznik Nr 8 Wzór protokołu oceny dokumentacji niearchiwalnej Załącznik Nr 8a Wzór wniosku do Archiwum Państwowego w sprawie brakowania akt Załącznik Nr 9 Wzór spisu dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej na makulaturę lub zniszczenie Załącznik Nr 10 Wzór opisu teczki aktowej Załącznik Nr 11 Wzór opisu akt osobowych
INSTRUKCJA W SPRAWIE ORGANIZACJI I ZAKRESU DZIAŁANIA SKŁADNICY AKT
POSTANOWIENIA OGÓLNE
§1
archiwalną, określa organizację i zasady funkcjonowania składnicy akt w Przedszkolu Publicznym Nr 4 w Bogatyni , tryb postępowania z dokumentacją przekazywaną do składnicy akt, zasady jej przechowywania i udostępniania oraz przekazywania dokumentacji niearchiwalnej na zniszczenie. 2. Podstawa prawna działania składnicy akt: 1/ ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (tekst jednolity: Dz. U. z 2011 r. Nr 123, poz. 698 z późn. zm.),zwana dalej ustawą archiwalną, 2/ rozporządzenie Ministra Kultury z dnia 16 września 2002 r. w sprawie postępowania z dokumentacją zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przeka- zywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (Dz. U. z 2002 r. Nr 167, poz. 1375), 3. Odrębne przepisy regulują postępowanie z dokumentacją niejawną. 4. Składnica akt podlega Dyrektorowi Przedszkola Publicznego Nr 4 w Bogatyni. 5. Użyte w instrukcji określenia oznaczają:
Państwowego w Lubaniu , 2) jednostka organizacyjna, Przedszkole - Przedszkole Publiczne Nr 4 w Bogatyni,
Nr 4 w Bogatyni,
INSTRUKCJA W SPRAWIE ORGANIZACJI I ZAKRESU DZIAŁANIA SKŁADNICY AKT
§2
1. Całość dokumentacji dzieli się pod względem wartości archiwalnej na dwie kategorie archiwalne: 1) dokumentację stanowiącą materiały archiwalne wchodzące w skład państwowego zasobu archiwalnego, kategorii A, 2) dokumentację posiadającą czasową wartość praktyczną zwaną dalej dokumentacją niearchiwalną. 2. Kategorię dokumentacji niearchiwalnej oznacza się symbolem B, z tym, że : 1) symbolem B z dodaniem cyfr arabskich oznacza się dokumentację niearchiwalną o czasowym znaczeniu praktycznym, która po upływie obowiązującego okresu przechowywania podlega brakowaniu, po uzyskaniu zgody archiwum państwowego; okres przechowywania, liczy się w pełnych latach kalendarzowych poczynając od 1 stycznia roku następnego po zamknięciu teczek spraw, 2) symbolem Bc oznacza się dokumentację niearchiwalną posiadającą krótkotrwałe znaczenie praktyczne, która po pełnym jej wykorzystaniu może być brakowana przez prowadzącego sprawę bez przekazywania do składnicy akt, lecz w porozumieniu z archiwistą i w trybie uzgodnionym z właściwym terytorialnie archiwum państwowym.
§3
1. Przedszkole tworzy dokumentację niearchiwalną, nie wytwarza materiałów archiwalnych 2. Kwalifikacja archiwalna dokumentacji określona została w obowiązującym w Przedszkolu jednolitym rzeczowym wykazie akt.
ZAKRES DZIAŁANIA SKŁADNICY AKT
§4
1. Do zadań składnicy akt należy: 1) współpraca z prowadzącymi sprawy w zakresie prawidłowego przygotowania doku- mentacji do przekazania do składnicy akt, 2) przyjmowanie dokumentacji z poszczególnych stanowisk pracy, 3) porządkowanie i ewidencjonowanie dokumentacji, jeśli do składnicy akt przekazana zostanie dokumentacja nieopracowana, 4) prowadzenie ewidencji przyjętej dokumentacji oraz przechowywanie tej dokumentacji, 5) udostępnianie dokumentacji, 6) wycofywanie dokumentacji ze stanu składnicy akt, 7) inicjowanie brakowania dokumentacji niearchiwalnej, udział w komisyjnym brakowaniu oraz przekazywanie wybrakowanej dokumentacji na makulaturę, po uprzednim uzyskaniu zgody właściwego archiwum państwowego, 8) zabezpieczenie dokumentacji przed pożarem, kradzieżą, uszkodzeniem, zniszczeniem, 9) współpraca z archiwum państwowym.
INSTRUKCJA W SPRAWIE ORGANIZACJI I ZAKRESU DZIAŁANIA SKŁADNICY AKT
OBOWIĄZKI PRACOWNIKA SKŁADNICY AKT
§5
1. Składnicę akt prowadzi pracownik jednostki organizacyjnej, któremu powierzono dodatkowe obowiązki w tym zakresie. 2. Pracownik prowadzący składnicę akt winien posiadać odpowiednie kwalifikacje pozwalające na prawidłowe wykonywanie przez niego obowiązków, winien też utrzymywać stałe kontakty z archiwum państwowym i znać obowiązujące przepisy archiwalne. 3. Do obowiązków archiwisty należą zadania wymienione w §4instrukcji. 4. Archiwista zobowiązany jest informować przełożonych o wszelkich zdarzeniach, które spowodować mogą zniszczenie ,uszkodzenie lub utratę dokumentacji zgromadzonej w składnicy akt. 5. W przypadku zmiany na stanowisku archiwisty powierzenie obowiązków nowemu pracownikowi odbywa się protokolarnie. 6. Pracownik prowadzący składnicę akt winien znać organizację pracy w Przedszkolu oraz obowiązujące w niej przepisy kancelaryjno-archiwalne, w tym instrukcję kancelaryjną i jednolity rzeczowy wykaz akt.
LOKAL I WYPOSAŻENIE SKŁADNICY AKT
§6
i wielkości rocznego przyrostu dokumentacji.
i dostępem osób niepowołanych.
na bezpośrednie działanie promieni słonecznych.
w oknach żaluzji lub rolet. 5. Składnica akt winna mieć oświetlenie sztuczne o odpowiednim natężeniu, a punkty świetlne winny być umieszczone między regałami. 6. W pomieszczeniu składnicy akt nie można ustawiać żadnych niezabezpieczonych urządzeń do ogrzewania. Zakazane jest również palenie tytoniu i używanie otwartego ognia. 7. Przez pomieszczenie składnicy akt nie mogą przebiegać rury i przewody wodociągowe, kanalizacyjne, gazowe, chyba że zostały zabezpieczone w sposób nie zagrażający dokumentacji. 8. Lokal składnicy akt musi być zawsze utrzymany w należytym porządku. 9. Umeblowanie i wyposażenie składnicy akt powinno składać się z : 1) regałów dostosowanych do wymiarów akt i rozmieszczonych w sposób umożliwiający swobodny dostęp do dokumentacji - odstępy miedzy regałami nie powinny być mniejsze niż 80 cm, odstępy między półkami powinny wynosić co najmniej 40 cm, pierwszą półkę od dołu regału należy umieścić co najmniej 15 cm nad podłogą, a półkę najwyższą co najmniej 50cm od sufitu, regały należy ustawiać prostopadle do okien, nie powinny one przylegać bezpośrednio do ścian i grzejników,
INSTRUKCJA W SPRAWIE ORGANIZACJI I ZAKRESU DZIAŁANIA SKŁADNICY AKT
2) stołu i krzesła, 3) sprzętu ochrony przeciwpożarowej (gaśnica proszkowa), 4) sprzętu do pomiaru temperatury i wilgotności powietrza (termometr, higrometr) 5) drabiny. 10. Temperatura właściwa dla dokumentacji aktowej powinna być utrzymywana w grani- cach 14-18 stopni C (wahania dobowe temperatury 1 stopień), a wilgotność w granicach 30-50% (wahania dobowe wilgotności 3%). 11. Regały należy ponumerować cyframi rzymskimi, a półki arabskimi. 12. Prawo wstępu do składnicy akt mają: archiwista, dyrektor jednostki organizacyjnej oraz upoważnieni przedstawiciele organów kontrolnych. 13. Naprawy, prace remontowe oraz sprzątanie mogą być wykonywane tylko w obecności archiwisty.
PRZYJMOWANIE DOKUMENTACJI DO SKŁADNICY AKT
§7
1. Zasady przekazywania dokumentacji do składnicy akt określa instrukcja kancelaryjna. 2. Składnica akt przejmuje akta spraw ostatecznie załatwionych po upływie 2-let- niego okresu ich przechowywania na stanowiskach pracy, liczonego od 1 stycznia roku następnego po zamknięciu teczek spraw. Przejmowane są wszystkie akta z danego roku kalendarzowego. 3. W przypadku, gdy akta są nadal potrzebne do prac bieżących i pozostają na stanowiskach pracy dłużej niż 2 lata, składnica akt przyjmuje spisy zdawczo -odbiorcze tych akt (pozostają one wówczas na stanowiskach pracy na zasadzie wypożyczenia ze składnicy akt). 4. Składnica akt przyjmuje akta ze stanowisk pracy wyłącznie w stanie uporządkowanym. Przez uporządkowanie akt rozumie się: 1) W odniesieniu do akt kategorii B25: a) ułożenie akt wewnątrz teczek sprawami w kolejności zarejestrowania ich w spisie spraw, a w obrębie spraw chronologicznie od pisma rozpoczynającego sprawę na początku, b) usunięcie z akt wtórników pism, części metalowych i plastikowych (spinacze, zszyw- ki, koszulki, itp.), c) ponumerowanie ołówkiem wszystkich zapisanych stron w prawym górnym rogu a na odwrocie strony w lewym, d) przełożenie akt do tekturowych teczek i zszycie akt, e) opisanie teczek aktowych. 2) W odniesieniu do pozostałych akt kategorii B (innych niż akta osobowe): a) przełożenie akt do tekturowych teczek lub obłożenie ich tekturowymi okładkami i zszycie akt, b) opisanie teczek aktowych. 3) Zasady porządkowania akt osobowych określono w § 10 instrukcji 5. Każda teczka aktowa przejęta przez składnicę akt powinna być opisana w następujący sposób: 1) na środku u góry – nazwa jednostki organizacyjnej, 2) w lewym górnym rogu – znak akt tj. symbol Przedszkola i symbol klasyfikacyjny z wykazu akt,
INSTRUKCJA W SPRAWIE ORGANIZACJI I ZAKRESU DZIAŁANIA SKŁADNICY AKT
3) w prawym górnym rogu – kategoria archiwalna akt, 4) na środku – tytuł akt, to jest pełne hasło z wykazu akt uzupełnione o informacje określające rodzaj i treść akt zawartych w teczce, 5) pod tytułem – daty skrajne (roczne) tj. data najwcześniejszego i najnowszego pisma w teczce (w przypadku akt osobowych nad datami skrajnymi wpisuje się dzienną, miesięczną i roczną datę przyjęcia i zwolnienia pracownika z pracy), 6) numer tomu, jeżeli teczka podzielona jest na tomy, i - w odniesieniu do akt kategorii B25 i akt osobowych - liczba zapisanych stron, 7) w lewym dolnym rogu - numer teczki aktowej ze spisu zdawczo-odbiorczego stanowiący element sygnatury archiwalnej (wzór opisu teczki - załącznik nr 10). 6. Składnica akt przejmuje akta na podstawie sporządzonych przez stanowiska pracy spisów zdawczo-odbiorczych (załącznik nr 1), datowanych i podpisanych przez przekazującego akta i dyrektora jednostki organizacyjnej. 7. Spisy sporządza się w trzech egzemplarzach osobno dla akt kategorii B25 i pozostałych akt kategorii B (można sporządzić też osobne spisy dla akt kategorii B50 i dzienników zajęć), w kolejności zgodnej z kolejnością haseł w jednolitym rzeczowym wykazie akt, według zasady, że pod 1 pozycją spisu ujmuje się wyłącznie 1 teczkę aktową. 8. Archiwista sprawdza zgodność spisu zdawczo – odbiorczego z przekazywanymi aktami oraz stan uporządkowania tych akt i prawidłowość sporządzenia ewidencji archiwalnej. Jeśli archiwista nie wniesie zastrzeżeń, podpisuje spis zdawczo-odbiorczy i przyjmuje akta do składnicy akt. W przypadku stwierdzenia nieprawidłowości archiwista odmawia przyjęcia akt do składnicy akt do czasu usunięcia wskazanych usterek. 9. Po przejęciu dokumentacji do składnicy akt i zarejestrowaniu spisów zdawczo-odbiorczych w wykazie spisów należy: 1) jeden egzemplarz spisu zdawczo-odbiorczego oddać przekazującemu akta, 2 egzemplarze pozostawić w składnicy akt, 2) z tych dwóch egzemplarzy spisów zdawczo-odbiorczych jeden egzemplarz odłożyć do teczki zbiorczej spisów, a drugi do teczek z ewidencją prowadzonych osobno dla poszczególnych stanowisk pracy (można dodatkowo prowadzić teczkę z kopiami spisów akt kategorii B25)
PRZECHOWYWANIE DOKUMENTACJI W SKŁADNICY AKT
§8
1. Archiwista rejestruje spisy zdawczo-odbiorcze w wykazie spisów zdawczo-odbiorczych (załącznik nr 3) i oznacza te spisy kolejnym numerem z wykazu spisów. 2.Wykaz spisów zdawczo-odbiorczych powinien być oznaczony nazwą jednostki organizacyjnej i zawierać: 1) numer spisu zdawczo-odbiorczego, 2) datę przekazania dokumentacji do składnicy akt, 3) nazwę stanowiska pracy, które przekazuje dokumentację do składnicy akt i nazwę stanowiska, które wytworzyło dokumentację, 4) liczbę pozycji spisu i liczbę przekazywanych teczek aktowych. 2. Numeracja wykazu spisów zdawczo-odbiorczych jest ciągła bez względu na koniec roku kalendarzowego, założenie drugiego lub następnych tomów wykazu spisów zdawczo- odbiorczych nie powoduje zmiany numeracji ciągłej.
INSTRUKCJA W SPRAWIE ORGANIZACJI I ZAKRESU DZIAŁANIA SKŁADNICY AKT
Strony wykazu spisów zdawczo-odbiorczych muszą być kolejno ponumerowane. Należy też wyraźnie oddzielić zapisy kolejnego roku np. poprzez podkreślenie ostatniego zapisu danego roku. 3. Po zarejestrowaniu spisu zdawczo-odbiorczego w wykazie spisów archiwista uzupełnia w lewym dolnym rogu teczki sygnaturę archiwalną o numer spisu zdawczo-odbiorczego - sygnatura ta składa się z numeru spisu zdawczo-odbiorczego, łamanego przez numer pozycji danego spisu , np. teczkę wymienioną w spisie nr 10 pod poz. 2 oznacza się sygnaturą 10/2. Numer pozycji z danego spisu wpisywany jest na teczki na stanowiskach pracy. 4. Po odłożeniu akt na regały archiwista wpisuje w spisie zdawczo- odbiorczym (w rubryce 7) dane o miejscu złożenia akt na regałach (np. I/2 ,co oznacza, że teczka aktowa znajduje się na regale I, półce 2). 5. W składnicy akt układa się dokumentację według stanowisk pracy lub - w przypadku braku miejsca - w kolejności spisów zdawczo-odbiorczych, przy tym na osobnym regale winny być ułożone akta kategorii B25. Osobny zbiór dokumentacji w składnicy akt mogą też tworzyć akta osobowe i dokumentacja płacowa kategorii B50 oraz dzienniki zajęć. 6. Podczas układania akt na półkach należy zachować porządek teczek zgodny z kolejnością poszczególnych pozycji spisu zdawczo-odbiorczego, tj. układać teczki wg sygnatur archi- walnych. 7. Dokumentację układa się na regałach pionowo, systemem bibliotecznym od lewej ku prawej stronie lub poziomo od dołu ku górze. Przy układaniu akt na półkach należy przestrzegać zasady, aby nie były one zbyt ściśnięte.
§9
1. W składnicy akt osobno przechowuje się informatyczne nośniki danych przejęte ze składów tych nośników na podstawie spisów zdawczo-odbiorczych informatycznych nośników danych (załącznik nr 2). 2. Nie rzadziej niż raz na 5 lat dokonuje się przeglądu informatycznych nośników danych i wykonuje ich kopie bezpieczeństwa. 3. Kopie te powinny być przechowywane w sposób umożliwiający ich szybkie odnalezienie w przypadku niemożności odczytania zapisu na informatycznym nośniku danych, na którym pierwotnie zapisano dokumentację elektroniczną. 4. Kopie bezpieczeństwa mogą być zapisywane na jednym nośniku, pod warunkiem, że zapisane na nim dane są zabezpieczone przed utratą w wyniku awarii tego nośnika. 5. Jeżeli nie jest możliwe wykonanie kopii bezpieczeństwa ze względu na uszkodzenie nośnika, odnotowuje się to w aktach sprawy, z którym powiązany jest nośnik podając:
INSTRUKCJA W SPRAWIE ORGANIZACJI I ZAKRESU DZIAŁANIA SKŁADNICY AKT
EWIDENCJA DOKUMENTACJI W SKŁADNICY AKT
§10
1. Dokumentacja przechowywana w składnicy akt powinna być objęta prowadzoną na bieżąco ewidencją, pozwalającą na określenie stanu zasobu archiwalnego i sprawne wyszukiwanie teczek aktowych. 2. Środkami ewidencyjnymi w składnicy akt są: 1) spisy zdawczo-odbiorcze akt przekazywanych do składnicy akt /załącznik nr 1/, 2) spisy zdawczo-odbiorcze informatycznych nośników danych /załącznik nr 2/, 3) wykaz spisów zdawczo-odbiorczych /załącznik nr 3/, 4) karty udostępnienia akt /załącznik nr 4/, 5) protokoły zniszczenia, uszkodzenia lub zagubienia dokumentacji udostępnionej przez składnicę akt /załącznik nr 6/, 6) protokoły wycofania akt ze składnicy akt /załącznik nr 7/, 7) protokoły oceny dokumentacji niearchiwalnej (protokoły brakowania) /załącznik nr 8/, 8) spisy dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej na makulaturę lub zniszczenie (spisy akt brakowanych) /załącznik nr 9/, spisy akt brakowanych i protokoły brakowania przechowuje się łącznie wraz ze zgodą na zniszczenie akt wydaną przez archiwum państwowe, 9) skorowidz alfabetyczny do akt osobowych. 3. Pomoce ewidencyjne powinny być przechowywane w oddzielnych teczkach, poza kartami udostępnienia i skorowidzem alfabetycznym do akt osobowych, stanowią one dokumentację kategorii B25.
PRZECHOWYWANIE I EWIDENCJA AKT OSOBOWYCH
§11
1. Akta osobowe powinny być przekazywane do składnicy akt w stanie uporządkowanym i na podstawie spisu zdawczo-odbiorczego. 2. Przez uporządkowanie akt osobowych należy rozumieć: 1) wyłączenie spośród akt nieistotnej dokumentacji o charakterze manipulacyjnym (np. dokumentów dotyczących urlopów, zwolnień lekarskich, okolicznościowych zwolnień z pracy, itp.), 2) wyłączenie z akt wszystkich oryginalnych dokumentów lub ich uwierzytelnionych odpisów i przekazanie ich pracownikowi lub jego rodzinie, 3) usunięcie spośród akt wszystkich części metalowych, plastikowych (spinacze, zszywki, koszulki, itp.), 4) ułożenie akt zgodnie z wynikającym z przepisów porządkiem kancelaryjnym (w po- dziale na części A,B,C) , chronologicznie tak, by pismo najwcześniejsze znalazło się na wierzchu, a najnowsze na spodzie przy uwzględnieniu następującej kolejności: podanie o przyjęcie do pracy, życiorys, kwestionariusz osobowy, świadectwa z poprzednich miejsc pracy i świadectwa potwierdzające kwalifikacje zawodowe sprzed okresu zatrud- nienia , umowa o pracę, dokumentacja z przebiegu pracy zawodowej ułożona chronolo- gicznie ,w tym angaże, nagrody, świadectwa podnoszenia kwalifikacji zawodowych, na końcu podanie o zwolnienie z pracy, lub wypowiedzenie umowy o pracę, świadectwo pracy,
5) zszycie akt po uprzednim wzmocnieniu ich grzbietu tekturą, 6) ponumerowanie każdej zapisanej strony ołówkiem - w prawym górnym rogu, a na odwrocie strony w lewym rogu, 7) ułożenie akt w teczkach (lub w kopertach) osobnych dla danego pracownika, 8) opisanie teczek według zasad określonych w §7 pkt 5 instrukcji, z uwzględnieniem do- datkowo dokładnej daty zatrudnienia - dziennej, miesięcznej i rocznej daty przyjęcia i zwolnienia pracownika /załącznik nr 11/ 3. Akta osobowe winny być ewidencjonowane w spisach zdawczo-odbiorczych w porządku alfabetycznym. 4. W składnicy akt teczki z aktami osobowymi mogą być ułożone w porządku alfabetycznym (z numeracją od 1w ramach danej litery),numerycznym ciągłym lub według sygnatur archiwalnych wynikających ze spisu zdawczo-odbiorczego. 5. W przypadku braku ewidencji elektronicznej akt osobowych, pozwalającej na ich sprawne wyszukiwanie w składnicy akt na podstawie nazwiska pracownika ,winna być prowadzona dodatkowo ewidencja tych akt w postaci skorowidza alfabetycznego.
UDOSTĘPNIANIE DOKUMENTACJI W SKŁADNICY AKT
§12
1. Składnica akt udostępnia dokumentację dla celów służbowych za zgodą dyrektora jednostki organizacyjnej, na podstawie kart udostępnienia /załącznik nr 4/. 2. Udostępnianie dokumentacji odbywa się w pomieszczeniu składnicy akt. 3. W uzasadnionych wypadkach dokumentacja może być wypożyczona ze składnicy akt do pomieszczeń biurowych, ale na okres nie dłuższy niż 2 miesiące, za wyjątkiem dokumentacji uszkodzonej i ewidencji archiwalnej. 4. Udostępnianie dokumentacji pracownikom innej jednostki organizacyjnej oraz udostęp- nianie dokumentacji poza siedzibę jednostki organizacyjnej następuje za zezwoleniem dyrektora jednostki organizacyjnej, na podstawie karty udostępnienia. 5. Dokumentacja może być udostępniana w postaci kopii. 6. W przypadku wypożyczania na zewnątrz oryginalnej dokumentacji można wykonać kopię zastępczą i zachować ją w składnicy akt do czasu zwrotu dokumentacji. 7. W karcie udostępnienia zamieszcza się: 1) datę i nazwisko/nazwę wnioskującego, 2) wskazanie dokumentacji podlegającej udostępnieniu poprzez określenie jej tytułu, datacji i sygnatury archiwalnej oraz stanowiska pracy, z którego pochodzi ta dokumentacja, 3) informację o sposobie udostępniania (udostępnienie, wypożyczenie, w postaci kopii), 4) podpis wnioskującego o udostępnienie, 5) w przypadku udostępniania na zewnątrz jednostki organizacyjnej i osobom spoza jednostki organizacyjnej - cel i uzasadnienie udostępnienia, 6) zgodę/zezwolenie na udostępnienie (datę i podpis dyrektora jednostki organizacyjnej), 7) potwierdzenie odbioru udostępnianej dokumentacji (datę i podpis wnioskującego o udostępnienie), 8) potwierdzenie zwrotu udostępnianej dokumentacji (datę i podpis archiwisty). 8. Dokumentacja wyszukiwana jest w składnicy akt wyłącznie przez archiwistę. 9. W miejsce wyjętej z półek dokumentacji wkłada się w zastępstwie zakładkę zwaną kartą zastępczą akt, na której wpisuje się nazwisko wypożyczającego, sygnaturę archiwalną oraz datę wypożyczenia akt /załącznik nr 5/. 10. Wypożycza się teczki aktowe, a nie pojedyncze pisma wyjęte z teczek.
INSTRUKCJA W SPRAWIE ORGANIZACJI I ZAKRESU DZIAŁANIA SKŁADNICY AKT
11. Korzystający z dokumentacji ponosi pełną odpowiedzialność za całość udostępnionej mu dokumentacji i jej zwrot w wyznaczonym terminie. 12. Niedopuszczalne jest nanoszenie na wypożyczonej dokumentacji adnotacji i uwag oraz przekazywanie tej dokumentacji innym osobom bez wiedzy archiwisty. 13. W razie stwierdzenia braków lub uszkodzeń w zwracanej dokumentacji pracownik prowadzący składnicę akt zobowiązany jest sporządzić protokół, który podpisuje osoba wypożyczająca akta, archiwista i kierownik jednostki organizacyjnej /załącznik nr 6/. 14. W protokole zniszczenia, uszkodzenia ,zagubienia dokumentacji udostępnionej ze składnicy akt zamieszcza się datę jego sporządzenia, imię i nazwisko osoby, która uszkodziła lub zagubiła akta, opis przedmiotu zniszczenia, uszkodzenia lub zagubienia oraz okoliczności zdarzenia. 15. Protokół ,wymieniony w ust. 14,sporządza się w trzech jednobrzmiących egzemplarzach, z których jeden wkłada się w miejsce zagubionych lub dołącza do uszkodzonych akt, drugi przechowuje się w składnicy akt w specjalnej teczce, a trzeci przekazuje się dyrektorowi jednostki organizacyjnej w celu podjęcia odpowiednich decyzji.
WYCOFYWANIE DOKUMENTACJI ZE SKŁADNICY AKT
§13
1. W przypadku wznowienia w jednostce organizacyjnej sprawy, której dokumentacja znajduje się już w składnicy akt, archiwista na wniosek prowadzącego sprawę wycofuje dokumentację ze składnicy akt. 2. Wycofania dokumentacji ze składnicy akt dokonuje się na podstawie protokołu wycofania, zawierającego następujące dane: numer protokołu wycofania, datę wycofania, nazwę stanowiska pracy, do którego wycofano dokumentację, tytuł teczki aktowej lub tytuł sprawy, sygnaturę archiwalną teczki aktowej /załącznik nr 7/. 3. Protokół wycofania dokumentacji winien być podpisany przez archiwistę, prowadzącego sprawę, na wniosek którego dokonuje się wycofania, oraz przez kierownika jednostki organizacyjnej. 4. Po wycofaniu dokumentacji ze składnicy akt należy zaktualizować ewidencję archiwalną poprzez wpisanie w rubryce 8 spisu zdawczo-odbiorczego, przy właściwej pozycji spisu, numeru i daty protokołu wycofania.
BRAKOWANIE DOKUMENTACJI NIEARCHIWALNEJ
§14
1. Procedurę brakowania dokumentacji oraz wzór formularzy przeznaczonych do przeprowadzenia brakowania określają przepisy wydane na podstawie art.5 ust. 2 i 2b ustawy archiwalnej. 2. Wydzielenia dokumentacji niearchiwalnej do brakowania dokonuje się komisyjnie, na wniosek pracownika składnicy akt. Przez wydzielenie dokumentacji należy rozumieć wyłączenie na makulaturę dokumentacji kategorii B, której okres przechowywania minął. 3. W skład komisji brakowania, powołanej przez kierownika jednostki organizacyjnej, wchodzi przewodniczący - gł. księgowy, archiwista oraz przedstawiciele stanowisk pracy, z których dokumentacja jest brakowana. INSTRUKCJA W SPRAWIE ORGANIZACJI I ZAKRESU DZIAŁANIA SKŁADNICY AKT
4. Wydzielanie dokumentacji odbywa się na podstawie spisów zdawczo-odbiorczych oraz jednolitego rzeczowego wykazu akt. 5. Do zadań komisji brakowania należy: 1) kwalifikowanie dokumentacji niearchiwalnej kategorii B do zniszczenia lub wydłużenie okresu jej przechowywania, 2) sporządzenie wniosku brakowania tj. protokołu oceny dokumentacji niearchiwalnej, której okres przechowywania upłynął oraz spisu dokumentacji niearchiwalnej przezna- czonej na makulaturę lub zniszczenie - w dwóch egzemplarzach /załączniki nr 8,9/. 6. Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej odejmuje następujące czynności: 1) przegląd spisów zdawczo – odbiorczych w celu ustalenia tych akt, których okres przechowywania w składnicy akt już minął, 2) wyłączenie spośród akt poszczególnych stanowisk pracy dokumentacji przewidzianej do brakowania i umieszczania jej w oddzielnym miejscu w po- rządku, w jakim występuje w spisie akt brakowanych (gdy w składnicy akt jest na to miejsce), 3) dokonanie komisyjnej oceny przydatności akt przeznaczonych do wybrakowania. 7. Spis akt brakowanych, podpisany przez członków komisji, wraz z protokołem brakowania stanowią załącznik do wniosku dyrektora Przedszkola do archiwum państwowego o wydanie zgody na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej /załącznik nr 8a/. Wniosek taki przesyła się do archiwum państwowego w jednym egzemplarzu. 8. Archiwum państwowe wydaje zgodę na wybrakowanie akt w trzech egzemplarzach, z których dwa przesyła jednostce organizacyjnej. Jeden egzemplarz zgody należy dołączyć do wniosku brakowania, na podstawie drugiego egzemplarza przekazuje się akta do skład- nicy makulatury lub do zniszczenia. 9. Przed uzyskaniem zgody z archiwum państwowego nie wolno wyjmować akt z teczek i robić z nich rozsypu. 10. Po wybrakowaniu akt należy zaktualizować ewidencję, tzn. wpisać do rubryki 8 spisów zdawczo-odbiorczych datę i numer zgody archiwum państwowego na brakowanie akt. 11. Po fizycznym zniszczeniu wybrakowanych akt należy dołączyć do wniosku brakowania protokół zniszczenia.
NADZÓR NAD SKŁADNICĄ AKT
§15
1. Nadzór nad składnicą akt sprawuje dyrektor jednostki organizacyjnej lub osoba przez niego upoważniona. 2. Prawo kontroli składnicy akt mają również przedstawiciele archiwum państwowego, ponadto kontroli mogą dokonać inne upoważnione jednostki organizacyjne. 3. Kontrola składnicy akt dotyczy m.in. sposobu gromadzenia i ewidencji dokumentacji oraz przechowywania, udostępniania oraz brakowania dokumentacji niearchiwalnej, której okres przechowywania już minął.
INSTRUKCJA W SPRAWIE ORGANIZACJI I ZAKRESU DZIAŁANIA SKŁADNICY AKT
POSTANOWIENIA KOŃCOWE
§16
2. Instrukcja w sprawie organizacji i zakresu działania składnicy akt może być nowelizowana na podstawie zarządzenia dyrektora jednostki organizacyjnej, po zatwierdzeniu zmian przez Archiwum Państwowe we Wrocławiu.
Załącznik nr 1 do Instrukcji archiwalnej PP4 w Bogatyni ........................................... (nazwa jednostki organizacyjnej) Spis zdawczo – odbiorczy akt Nr .........
.............................................. ..................................... podpis sporządzającego spis podpis archiwisty
......................................................................... podpis dyrektora jednostki organizacyjnej
……................................. data przekazania dokumentacji
Załącznik nr 2 do Instrukcji archiwalnej PP4 w Bogatyni
........................................... (nazwa jednostki organizacyjnej) Spis zdawczo – odbiorczy INFORMATYCZNYCH NOŚNIKÓW DANYCH Nr .........
.............................................. ....................................... podpis sporządzającego spis podpis archiwisty
.................................................................................. podpis dyrektora jednostki organizacyjnej
................................ data przekazania nośników
Załącznik nr 3 do Instrukcji archiwalnej PP4 w Bogatyni
WYKAZ SPISÓW ZDAWCZO – ODBIORCZYCH
* rubrykę 4 wypełniać wówczas, gdy dane z rubryki 3 i 4 różnią się
Załącznik nr 4 do Instrukcji archiwalnej PP4 w Bogatyni
KARTA UDOSTĘPNIENIA AKT Nr ..................**)
Proszę o udostępnienie *)/ wypożyczenie*) ,sporządzenie kopii*) akt powstałych na stanowisku pracy: ...................................................................................................................................................... o tytule.........................................................................................................................................., z lat ................................ , o sygnaturze archiwalnej ................ .......
(podpis osoby wnoszącej o udostępnienie) W przypadku osób spoza jednostki organizacyjnej: Cel udostępnienia........................................................................................................................ Uzasadnienie................................................................................................................................ Wyrażam zgodę* /zezwolenie* na udostępnienie wymienionej wyżej dokumentacji data ........... (podpis kierownika jednostki organizacyjnej) *) zbędne skreślić **) wypełnia składnica akt POTWIERDZENIE ODBIORU DOKUMENTACJI
data .......... / ................. 20........ r. ( podpis wnioskującego) POTWIERDZENIE ZWROTU DOKUMENTACJI
data ............../ ..................20.........r. ...................................................... ........................................................ (podpis zwracającego) (podpis archiwisty)
Załącznik nr 5 do Instrukcji archiwalnej PP4 w Bogatyni
KARTA ZASTĘPCZA AKT
Nazwisko wypożyczającego………………………. Sygnatura archiwalna................................................ Data wypożyczenia................................................... Planowana data zwrotu.............................................
Załącznik nr 6 do Instrukcji archiwalnej PP4 w Bogatyni
PROTOKÓŁ ZNISZCZENIA, USZKODZENIA, ZAGUBIENIA DOKUMENTACJI UDOSTĘPNIONEJ PRZEZ SKŁADNICĘ AKT
Protokół o zniszczeniu, uszkodzeniu, zagubieniu dokumentacji udostępnionej w składnicy akt, sporządzony dnia ………………………..
W sprawie: 1/ zaginięcia 2/ uszkodzenia/zniszczenia 3/ stwierdzonych braków dokumentacji
wypożyczonej ze składnicy akt
Dokumentacja o sygnaturze nr …………………… wypożyczona przez ……………………………...
…………………………………………………………………………………………………... /imię i nazwisko, stanowisko pracownika/
1/ zaginęła 2/ uległa uszkodzeniu/zniszczeniu ………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………. ………………………………………………………………………………………………….. …………………………………………………………………………………………………... 3/ ma niżej wykazane braki stwierdzone przy odbiorze tej dokumentacji: ………………………………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………………………………….. …………………………………………………………………………………………………... Wyjaśnienie przyczyn zaginięcia, uszkodzenia /zniszczenia dokumentacji: ………………………………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………………………………….. …………………………………………………………………………………………………..
………………………………… ……………………………… /archiwista/ /wypożyczający akta/
………………………………………... /kierownik jednostki organizacyjnej/
* niepotrzebne skreślić
Załącznik nr 7 do Instrukcji archiwalnej PP4 w Bogatyni
..................................................... (nazwa jednostki organizacyjnej)
PROTOKÓŁ NR …….
wycofania dokumentacji ze składnicy akt sporządzony dnia ...................................... 20 ....... r.
W związku z ponownym wszczęciem sprawy przez ............................................................................................................................................ (nazwa stanowiska pracy) wycofuje się ze składnicy akt następujące teczki spraw zakończonych (podać znak sprawy, tytuł sprawy, tytuł i sygnaturę archiwalną teczki aktowej):
....................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................
Archiwista Prowadzący sprawę Dyrektor
.............................................. ……………………….. ...................................................... / podpis / / podpis / / podpis /
Załącznik nr 8 do Instrukcji archiwalnej PP4 w Bogatyni
........................................................ .................................................. (nazwa i adres jednostki organizacyjnej) ( miejscowość i data)
PROTOKÓŁ OCENY Komisja w składzie: (imiona, nazwiska i stanowiska służbowe członków komisji): ...................................................................................................................................................... ...................................................................................................................................................... ...................................................................................................................................................... dokonała oceny i wydzielenia przeznaczonej do przekazania na makulaturę lub zniszczenie dokumentacji niearchiwalnej w ilości .................................................... mb i stwierdziła, że stanowi ona dokumentację niearchiwalną, nieprzydatną do celów praktycznych jednostki organizacyjnej, oraz że upłynęły terminy jej przechowywania określone w jednolitym rzeczowym wykazie akt lub kwalifikatorze dokumentacji technicznej. Przewodniczący komisji ................................................................. (podpis) Członkowie komisji ........................................................................ (podpisy) ....................................................................... ....................................................................... ....................................................................... Zał. ....................... kart spisu ....................... pozycji spisu
Załącznik nr 8a do Instrukcji archiwalnej PP4 w Bogatyni
..................................... / pieczątka jednostki organizacyjnej/ ................., dnia...............20......r
ARCHIWUM PAŃSTWOWE .....................................................
Dotyczy: wydania zgody na przekazanie na makulaturę lub zniszczenie dokumentacji niearchiwalnej
Na podstawie protokołu oceny dokumentacji niearchiwalnej i spisu dokumentacji nie- archiwalnej przeznaczonej na makulaturę lub zniszczenie, przesyłanych w załączeniu, proszę o wydanie zgody na wybrakowanie dokumentacji niearchiwalnej , której okres przechowywania już upłynął.
................................................. (podpis dyrektora jednostki organizacyjnej)
Załącznik nr 9 do Instrukcji archiwalnej PP4 w Bogatyni
........................................................ (nazwa jednostki organizacyjnej) SPIS DOKUMENTACJI NIEARCHIWALNEJ (AKTOWEJ) PRZEZNACZONEJ NA MAKULATURĘ LUB ZNISZCZENIE
Załącznik nr 10 do Instrukcji archiwalnej PP4 w Bogatyni
WZÓR OPIS TECZKI AKTOWEJ
Przedszkole Publiczne Nr 4 w Bogatyni ............................................................ nazwa jednostki organizacyjnej
........................... ........................ znak akt kategoria archiwalna
. ..................................... tytuł
.................................... daty skrajne
................... tom
...................... (liczba zapisanych stron - w odniesieniu do akt kategorii B25)
..................................... sygnatura archiwalna
Załącznik nr 11 do Instrukcji archiwalnej PP4 w Bogatyni
OPIS TECZKI AKT OSOBOWYCH
Przedszkole Publiczne Nr 4 w Bogatyni .................................................... nazwa jednostki organizacyjnej
B50 ………….. ……………………… znak akt kategoria archiwalna
AKTA OSOBOWE
................................................ (nazwisko i imię pracownika)
..................................... (imię ojca) tylko w przypadku powtarzania się imienia i nazwiska
.................................... data zatrudnienia
(dzienna, miesięczna i roczna przyjęcia i zwolnienia z pracy)
.............................. daty skrajne
....... liczba zapisanych stron
sygnatura archiwalna
|
|||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
 |
 |