BIURO BURMISTRZA

1) Obsługi kancelaryjno – biurowej Burmistrza Miasta i Gminy:
a) obsługa sekretariatu oraz biur: burmistrza, z-ców burmistrza i sekre-tarza gminy,
b) prowadzenie dokumentacji zgodnie rzeczowym podziałem akt wg instrukcji kancelaryjnej,
c) przekazywanie zarządzeń, decyzji, poleceń i ustaleń Burmistrza do realizacji,
d) obsługa i protokołowanie przebiegu spotkań i narad zwoływanych przez Burmistrza,
e) przygotowywanie opinii, informacji, opracowań oraz innych materia-łów na potrzeby Burmistrza,
f) przekazywanie korespondencji do dekretacji Burmistrza zgodnie
z instrukcją obiegu dokumentów.
2) Obsługi procesu przygotowania i rozpatrywania wniosków wymagają-cych stanowiska lub decyzji Burmistrza:
a) przyjmowanie i kontrola formalna wniosków od komórek organiza-cyjnych Urzędu Miasta i Gminy, gminnych jednostek organizacyj-nych oraz innych podmiotów i instytucji,
b) prowadzenie rejestru wniosków do rozpatrzenia przez Burmistrza,
c) prowadzenie dokumentacji zgodnie rzeczowym podziałem akt wg instrukcji kancelaryjnej,
d) współpraca z właściwymi Wydziałami oraz instytucjami w zakresie przygotowania wniosków do rozpatrzenia przez Burmistrza,
e) przedstawianie wniosków do rozpatrzenia przez Burmistrza Miasta i Gminy,
f) sporządzanie protokołów ze spraw rozpatrzonych przez Burmistrza oraz przekazywanie decyzji, poleceń lub innych ustaleń do wniosko-dawców, właściwych komórek organizacyjnych Urzędu oraz innych zainteresowanych stron.
3) Udziału w procesie przygotowywania uchwał Rady Gminy i Miasta:
a) współpraca z właściwymi wydziałami Urzędu Miasta i Gminy,
b) przygotowywanie projektów uchwał na polecenie Burmistrza
c) przyjmowanie i przedstawianie wniosków dotyczących opracowa-nych projektów uchwał Burmistrzowi,
d) przekazywanie projektów uchwał Przewodniczącemu Rady Gminy i Miasta.
4) Udziału w procesie udzielania odpowiedzi na wnioski, interpelacje i zapytania radnych:
a) przyjmowanie oraz rejestracja wniosków, interpelacji i zapytań rad-nych oraz wniosków komisji problemowych rady,
b) przedstawianie wniosków, interpelacji i zapytań Burmistrzowi,
c) udzielanie odpowiedzi lub przekazywanie udzielenia odpowiedzi do właściwych wydziałów lub jednostek organizacyjnych Gminy zgod-nie z dekretacją.
5) Prowadzenia Centralnego Rejestru Umów tj. rejestracja umów oraz prowadzenie zbioru załączników do rejestru.
6) Prowadzenia centralnego rejestru skarg i wniosków.
7) Koordynowania przygotowywania przez wydziały projektów odpowie-dzi na skargi i wnioski wpływające do urzędu.
8) Nadzoru właścicielskiego nad spółkami gminnymi:
a) prowadzenie oraz bieżąca aktualizacja dokumentacji spółek gmin-nych w tym prowadzenie: dokumentacji akt założycielskich spółek, zbioru uchwał Walnych Zgromadzeń oraz Zgromadzeń Wspólników, zbioru sprawozdań z działalności zarządów oraz rad nadzorczych spółek,
b) przygotowywanie materiałów i dokumentów na posiedzenia oraz narady z udziałem organów spółek komunalnych,
c) gromadzenie sprawozdań finansowych oraz innych materiałów do-tyczących działalności spółek gminnych,
d) dokonywanie analiz działalności spółek, w szczególności poprzez prowadzenie monitoringu wyników finansowo-ekonomicznych osią-ganych przez spółki na podstawie posiadanych materiałów i doku-mentów,
e) przygotowywanie na podstawie analiz ekonomiczno-finansowych wniosków i propozycji optymalnego zabezpieczenia interesów Gmi-ny oraz społeczności lokalnej i przedkładanie ich Burmistrzowi,
f) współpraca z osobami reprezentującymi Gminę w organach spółek gminnych,
g) współdziałanie ze Skarbnikiem i właściwymi wydziałami urzędu oraz koordynowanie działań w zakresie: opracowywania projektów re-strukturyzacji spółek gminnych; tworzenia, łączenia, podziału, prze-kształcania oraz likwidacji spółek gminnych oraz opracowywania projektów uchwał Rady Gminy w wyżej wymienionym zakresie,
Nadzoru nad rejestrem kontroli przeprowadzanych przez organy ze-wnętrzne.
9) Prowadzenia rejestru pism przychodzących do Burmistrza, Z-cy Burmi-strza oraz
Sekretarza Gminy, odbieranie i przekazywanie zadekretowanej korespon-dencji do Biura
Obsługi Interesanta.