Zarządzenie Nr 119/2008
Burmistrza Miasta i Gminy Bogatynia
z dnia 23 września 2008 r.

w sprawie sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych (zasad rachunkowości) Gminy i Miasta Bogatynia

Na podstawie art. 10 ust. 2 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2002 roku Nr 76, poz. 694 z późn. zm.), art. 17 ust. 1 i 2 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 roku o finansach publicznych (Dz. U. z 2005 roku Nr 249, poz. 2104 z późn. zm.), Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. z 2006 Nr 142, poz. 1020 z późn. zm) i Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 21 czerwca 2006 roku w sprawie zasad rachunkowości i planu kont w zakresie ewidencji podatków, opłat i nieopodatkowanych należności budżetowych dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego (Dz. U. z 2006 roku Nr 112, poz. 761), zarządza się co następuje:

1. Rokiem obrotowym jednostki jest rok kalendarzowy a okresem sprawozdawczym jest miesiąc.

2. Ustała się zakładowy plan kont stanowiący załącznik Nr 1 do niniejszego zarządzenia.

3. Zasady prowadzenia ewidencji analitycznej i jej powiązania z kontami syntetycznymi stanowi załącznik Nr 2 do niniejszego zarządzenia.

4. Ewidencję i rozliczenie kosztów prowadzi się według rodzajów na kontach zespołu 4 zakładowego planu kont, wg podziałek klasyfikacji budżetowej w sposób umożliwiający sporządzenie wymaganych sprawozdań.

5. Aktywa i pasywa wycenia się nie rzadziej niż na dzień bilansowy.

6. Do ustalenia wyniku finansowego przyjmuje się wariant porównawczy.

7. Ostateczne zamknięcie i otwarcie ksiąg rachunkowych jednostki powinno nastąpić do dnia 30 kwietnia roku następnego lub w ciągu 15 dni od dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego za rok obrotowy.

8. Księgi rachunkowe za dany miesiąc zamyka się do 10-tego dnia miesiąca następnego.

9. Ewidencję zapasów prowadzi się w sposób następujący:
a) materiałów w rzeczywistych cenach zakupu według osób odpowiedzialnych materialnie za powierzone mienie,
b) materiały przekazywane bezpośrednio z zakupu na potrzeby administracyjno - gospodarcze odpisuje się w koszty w pełnej ich wartości wynikającej z faktur (rachunków) pod datą ich zakupu.

10. Prowadzi się uproszczoną ewidencję zakupu i rozchodu materiałów biurowych (zgodnie z art. 17
pkt. 5 ustawy o rachunkowości).

11. Prowadzi się ewidencję pozabilansową wydatków strukturalnych wyodrębnionych z ogółu
wydatków budżetowych jednostki budżetowej i Gminnego Funduszu Ochrony Środowiska i
Gospodarki Wodnej.

12. Pozostałe środki trwałe (wyposażenie) o wartości poniżej 3.500,00 zł a także bez względu na wartość:
- książki i inne zbiory biblioteczne;
- sprzęt elektrotechniczny (np. drukarki, skanery, faksy itp.);
- odzież i umundurowanie;
- meble i dywany
umarza się w 100 % w miesiącu oddania do użytkowania i zalicza w całości
do kosztów jednostki.
Pozostałe środki trwałe o okresie użytkowania dłuższym niż rok o wartości
jednostkowej 1.501,00 zł do 3.500,00 zł syntetycznie prowadzi się w
systemie księgowym oraz ewidencję analityczną w programie
komputerowym w sposób umożliwiający identyfikację każdego przedmiotu
oraz miejsce użytkowania.
Ewidencję przedmiotów o okresie używania dłuższym niż rok, lecz o wartości
jednostkowej nie przekraczającej 1.500,00 zł prowadzi pozaksięgowo wydział
budżetowy Urzędu Miasta i Gminy w programie komputerowym, w sposób
umożliwiający identyfikację każdego przedmiotu, miejsce jego użytkowania i osób
za niego odpowiedzialnych.

13. Środki trwałe amortyzowane są za pomocą stawek określonych w ustawie o podatku dochodowym od osób prawnych lub stawek określonych przez burmistrza. Do maszyn i urządzeń poddanych szybkiemu postępowi technicznemu (zestawy komputerowe) stawkę amortyzacji podwyższa się o współczynnik 2,0.
Amortyzacji dokonuje się od następnego miesiąca po przyjęciu do użytkowania
środka trwałego.
Umorzenia dokonuje się jednorazowo za cały rok.

14. Wartości niematerialne i prawne o wartości jednostkowej do 3.500,00 zł
odpisuje się jednorazowo w pełnej ich wartości w koszty, natomiast o
wartości wyższej są amortyzowane według zasad i stawek określonych w
ustawie o podatku dochodowym od osób prawnych.

15. Nie umarza się gruntów i dóbr kultury.

16. Grunty, budynki i budowle stanowiące mienie komunalne, środki trwałe trudno dostępne, należności sporne i wątpliwe, należności i zobowiązania z tytułów publiczno-prawnych, należności i zobowiązania wobec osób nie prowadzących ksiąg rachunkowych środków trwałych, których spis z natury jest niemożliwy – przeprowadza się przez porównanie danych ewidencyjnych ze stanem wynikającym z dokumentów księgowych (weryfikacja salda).

17. W przypadku uzasadnionego braku możliwości uzyskania zewnętrznych obcych dowodów źródłowych stosuje się dowód zastępczy w postaci dokumentu poświadczającego przyjęcie dostawy lub wykonanie usługi wystawionego przez uprawnioną osobę, sprawdzonego i podpisanego przez naczelnika właściwego wydziału oraz akceptowanego przez burmistrza lub osobę upoważnioną, z wyjątkiem operacji gospodarczych, których przedmiotem są zakupy opodatkowane podatkiem od towarów i usług.

18. Wyceny operacji w walutach obcych dokonuje się zgodnie z art. 30 ust. 2 i 3 ustawy o rachunkowości, czyli tak jak w podatku dochodowym – przy zakupie lub sprzedaży walut bądź zapłacie walutą należności czy też zobowiązania stosuje się kurs kupna lub sprzedaży faktycznie zastosowany przez bank uczestniczący w transakcji.

19. Weksle, jako zobowiązanie się wystawcy lub poręczyciela do zapłaty sumy wekslowej w całości lub w części oraz gwarancje bezgotówkowe, zastawy skarbowe stanowiące zabezpieczenie należytego wykonania robót, przyjmowane są przez osobę prowadzącą ewidencję w rejestrze umożliwiającym identyfikację poszczególnych wierzycieli urzędu. Osoba przyjmująca weksle lub gwarancje zabezpieczające informuje o wszelkich zmianach pracowników wydziału budżetowego, wyznaczonych do prowadzenia księgowań na kontach pozabilansowych. Uzgadnianie kont pozabilansowych z ewidencją prowadzona w rejestrze następuje na koniec każdego miesiąca. Ewidencja w rejestrze wraz z wekslami oraz gwarancjami przechowywana jest w szafie pancernej znajdującej się w pomieszczeniu kasy urzędu. Osoba wyznaczona do prowadzenia ewidencji w rejestrze, na podstawie pisma wydziału merytorycznego, który odpowiedzialny jest za monitorowanie terminów rozliczeń, dokonuje zwrotu rozliczonego weksla, gwarancji zgodnie z warunkami i terminami określonymi w deklaracji wekslowej, gwarancji należytego wykonania robót, informując równocześnie o powyższym pracowników wydziału budżetowego.

20. Ustala się zasady grupowania operacji gospodarczych istotnych:
- wynagrodzenia osobowe pracowników księguje się na podstawie zbiorczej
listy płac, przygotowanej przez osoby prowadzące naliczenia;
- świadczenia społeczne i socjalne, dodatki mieszkaniowe, księguje się na
podstawie zbiorczej listy, przygotowanej przez wydział polityki społecznej i
spraw socjalnych;
- diety radnych księguje się na podstawie zbiorczej listy wypłat, przygotowanej przez osoby
dokonujące naliczeń.

21. Dla poszczególnych projektów dofinansowywanych z budżetu Unii Europejskiej będą prowadzone odrębne księgi rachunkowe.
Kasowe wykonanie planu wydatków będzie odbywało się bezpośrednio z
podstawowego rachunku budżetu i wyodrębnionych rachunków bankowych.
Do prowadzenia odrębnej ewidencji księgowej zadań w ramach projektów
objętych dofinansowaniem ze środków pomocowych niezbędne będą
następujące konta występujące w zakładowym planie kont (Załącznik Nr 1):
a) konta budżetu:
133 „Rachunek budżetu”,
134 „Kredyty bankowe”,
137 „Rachunki środków funduszy pomocowych”
138 „Rachunki środków na prefinansowanie”
224 „Rozrachunki budżetu”
240 „Pozostałe rozrachunki”
260 „Zobowiązania finansowe”
268 „Zobowiązania z tytułu prefinansowania”
290 „Odpisy aktualizujące należności”
901 „Dochody budżetu”
902 „Wydatki budżetu”
907 „Dochody z funduszy pomocowych”
908 „Wydatki z funduszy pomocowych”
909 „Rozliczenia międzyokresowe”
960 „Skumulowana nadwyżka lub niedobór na zasobach budżetu”
961 „Niedobór lub nadwyżka budżetu”
967 „Fundusze pomocowe”.

b) konta urzędu, jako jednostki budżetowej do zadań objętych dofinansowaniem:
011 „Środki trwałe”
080 „Inwestycje (środki trwałe w budowie)
130 „Rachunek bieżący jednostek budżetowych”
201 „Rozrachunki z dostawcami i wykonawcami”
228 „Rozliczenie wydatków ze środków pomocowych”
800 „Fundusz jednostki”
400-030 do 400-nnn „Koszty według rodzajów”

22. Szczegółowe zasady prowadzenia ewidencji księgowej dotyczącej opłat za dowody osobiste i udostępnienie danych osobowych:
1) wpłaty przyjmowane są na rachunek budżetu gminy (Wn konto 133 Ma konto 224)
2) rozliczenie wpłat odbywa się zgodnie ze stanem księgowym tj. wpływem na rachunek budżetu, na 10-ty oraz 20-ty dzień miesiąca, natomiast odprowadzenie w/w środków na wskazany rachunek Dolnośląskiego Urzędu Wojewódzkiego odbywa się odpowiednio 15-tego i 25-tego dnia danego miesiąca.
Z ogólnej kwoty opłat za dowody osobiste i udostępnienie danych osobowych oblicza się 5 % wartości należnej gminie, na podstawie polecenia księgowania wystawionego na dzień rozliczenia dochodów (Wn konto 133 Ma konto 750, Wn konto 224 Ma konto 133), pozostałe 95 % wartości należnej Dolnośląskiemu Urzędowi Marszałkowskiemu zostaje przekazane na rachunek bankowy tego urzędu. 
23. Wykaz zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na komputerowych nośnikach danych, z określeniem struktury, wzajemnych powiązań ich funkcji w organizacji całości ksiąg rachunkowych i procesach przetwarzania i ochrony danych określa załącznik Nr 3 do niniejszego zarządzenia.

24. Niniejsze Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania z mocą obowiązującą od 1 stycznia 2008 r.